会社のメールが相手に届かない・迷惑メールに入る｜原因はドメインの「身元証明」かもしれません

「見積もりを送ったのに、届いていないと言われた」

「こちらのメールが、相手の迷惑メールフォルダに入っていた」

ここ数年、とても増えているご相談です。

送った側はエラーも出ず、送れたつもりでいる。

ところが相手には届いていない。商売では、じわじわと効いてくる困りごとです。

原因の多くは、本文の書き方ではありません。

会社のドメインの設定です。

■なぜ急に届かなくなったのか

GmailなどのメールサービスはWeb上の身元確認を年々厳しくしています。

特に2024年には、Googleが送り手向けのルールを強めました。

差出人の身元をはっきりさせる設定がないと、迷惑メールに回されたり、届かなかったりしやすくなりました。

「前は届いていたのに」というのは、こちらの落ち度ではなく、受け取る側の基準が上がったためであることがほとんどです。

■まず確かめたい3つのこと

・相手の迷惑メールフォルダに入っていないか

・会社のドメインのアドレスで送っているか

・英語のエラーメールが返ってきていないか（理由が書かれています）

■本当の原因は3つの設定

名前は難しそうですが、どれも身元証明の仕組みです。

・SPF：「うちのメールは、このサーバーから送ります」という届け出

・DKIM：途中で中身が書き換えられていないことを示す電子的な印鑑

・DMARC：上の2つの確認に通らなかったメールをどう扱うかの指示

受け取る側は、届いたメールをこの3つで照らし合わせます。

この3つが整っていれば、「誰が送ったか分からない」という理由で落とされる心配はほぼ消えます。

これらはメールソフトではなく、ドメインの設定（DNS）に書き込むものです。

ご自分で触るより、サーバー会社や保守会社に頼む種類の作業です。

■ご自分でできる確認

手軽なのは、会社のアドレスから個人のGmailへ試しに1通送る方法です。

受け取ったメールの右上のメニューから「メッセージのソースを表示」を選ぶと、3つの設定がそれぞれ合格（PASS）か不合格（FAIL）かが分かります。

3つともPASSなら、身元証明は合格です。

■設定以外の原因

・安い共用サーバーで、同じサーバーのほかの利用者が迷惑メールを送り、サーバーごと評判が下がっている

・メルマガを業務メールと同じサーバーから大量に送っている

・URLの羅列や大きな添付ファイルなど、本文の要因

■やりがちな失敗

・届かないからと、同じメールを何度も送り直す（ますます怪しく見えます）

・フリーメールに切り替える（届いても、会社の信用の面で逆効果です）

・DMARCをいきなり一番厳しい設定にする（設定を誤ると、自分の正しいメールまで捨てられます）

■どこに頼めばよいか分からないときは

頼むときは「SPF・DKIM・DMARCが設定されているか見て、足りなければ設定してください」と伝えれば、話は通じます。

「誰に聞けばいいのか分からない」「テスト結果の見方が分からない」という方は、状況をうかがって、確かめ方と頼み方をアドバイスしています。

（メールの設定作業そのものは承っていません。設定はご契約のサーバー会社などにご依頼ください）

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