PDFの表をExcelに貼るとずれる原因と、自分でできる3つの方法・正しく写せたかの確かめ方

取引先から届いたPDFの明細や価格表を、Excelに写して集計したい。ところがコピーして貼り付けると、1つのセルに全部入ってしまう、列がずれる、数字が計算できない。こうした経験はないでしょうか。

この記事では、PDFの表がずれる原因と、追加の費用をかけずに試せる3つの方法を説明します。後半では、写した表が元のPDFと合っているかを確かめる手順もまとめました。

■ まず確認：そのPDFは「文字を選択できる」か

PDFには大きく2種類あります。どちらかで、取れる方法が変わります。

・文字を選択できるPDF：会計ソフトや Excel から書き出したもの。マウスで文字をなぞると1文字ずつ選択できます。

・文字を選択できないPDF：紙をスキャンしたもの、スマートフォンで撮った写真をPDFにしたもの。ページ全体が1枚の画像になっています。

コピーして貼ると表がずれるのは、PDFが「表」ではなく「決まった位置に置かれた文字の集まり」として保存されているためです。見た目は表でも、どこが列の区切りかという情報を持っていないことがあります。

■ 方法1：Excelの「PDFから」で取り込む

文字を選択できるPDFなら、Microsoft 365 の Excel（Windows版）で次の手順を試せます。

1. 「データ」タブ →「データの取得」→「ファイルから」→「PDFから」を選ぶ

2. PDFファイルを選ぶと、PDFの中で見つかった表とページが一覧で表示される

3. 目的の表を選び、「読み込み」を押す

表の形がきれいなPDFなら、列が分かれた状態で取り込めます。お使いのExcelの版によってはこのメニューがありません。その場合は次の方法2を試してください。

■ 方法2：Wordで開いてから表をコピーする

Word でPDFを開くと、編集できる文書に変換されます。変換後に表として認識されていれば、その表をコピーしてExcelに貼り付けます。

変換の精度はPDFの作りによって差があります。罫線のない表や、ページをまたぐ表は崩れやすいため、貼り付けた後に後半の「写した表が合っているかの確かめ方」で確認してください。

■ 方法3：スキャン・写真のPDFは、読み取り後の確認を前提にする

文字を選択できないPDFは、画像から文字を読み取る処理（OCR）が必要です。OCRは便利ですが、次のような読み違いが起こります。

・「0（ゼロ）」と「O（オー）」、「1」と「l（エル）」の取り違え

・桁区切りのカンマと小数点の取り違え（1,250 と 1.250）

・手書きの数字、かすれた印字、傾いたスキャンでの誤り

・枠線のない表で、隣の列の文字が混ざる

スキャンの資料は、読み取った後の確認に時間がかかります。件数が少なければ、手で入力した方が早い場合もあります。

■ 写した表が合っているかの確かめ方

どの方法で写した場合も、次の4つを確かめると、写し間違いを見つけやすくなります。

1. 件数：元のPDFの行数と、Excelの行数が同じか

2. 合計：PDFに合計欄があれば、ExcelのSUM関数で出した合計と一致するか

3. 計算：「数量×単価＝金額」が全行で成り立つか。成り立たない行は写し間違いの候補です

4. 形式：数字が右寄せ（数値）になっているか。左寄せの数字は文字として入っており、計算に使えません

たとえば1行だけ金額が「数量×単価」と合わず、合計も元のPDFと1,000円ずれていれば、その行をPDFと見比べることで写し間違いの場所がすぐに分かります。

■ よくあるずれと直し方

・1つのセルに1行分が全部入る：列の区切りがないのが原因です。「データ」→「区切り位置」で、スペースなどを区切りにして分けます。

・数字が計算できない：数字が文字として入っています。空いた列で「=VALUE(A2)」を使うか、「区切り位置」で数値に変えます。

・日付が数字や文字になる：和暦や年なしの日付が原因です。年を補ってから、日付の形式に変えます。

・見出しが途中に何度も出る：ページごとに見出しがあるためです。見出しの行を絞り込みで探し、2回目以降を消します。

■ ご依頼いただくときに伝えると正確になること

「件数が多い」「スキャンの資料で確認に時間がかかる」という場合は、ココナラでご相談ください。データ化したExcel・CSVに加えて、上の4項目の確認結果をまとめた検算レポートをお付けしています。

ご相談の際は、次の3点を教えていただくと見積もりが正確になります。

・PDFのページ数と、文字を選択できるかどうか（分からなければ1ページ分の画像で判定します）

・必要な列（全部か、一部か）

・合計欄の有無（検算に使います）

データ化した後の集計や請求書づくりを自動にしたい場合は、関数・GASで1つの作業を自動化するサービス（3,000円） https://coconala.com/services/4490069 もご用意しています。

出典：Microsoft Excel Blog「Announcing Data Import from PDF documents」（Microsoft Tech Community、2020年。Excel の「PDFから」取り込み機能）

※ カバー画像の表・会社名・数字は架空の見本です。お使いの Excel・Word の版により、メニューの名前や有無が異なる場合があります。