回数券・前受金を表で管理するときの注意点

美容室、エステ、整体院、パーソナルジムなどで回数券（チケット）を販売していると、「あと何回残っているか」「期限はいつか」「まだ使われていない分の金額はいくらか」を把握する必要があります。紙や電卓で管理している場合の、表で管理するときの注意点をまとめます。

■注意点1：「券」と「来店（利用）」を分けて記録する

1枚の回数券に対して、利用は何回も発生します。券の販売を記録する表と、利用した日を記録する表を分けると、「販売回数 − 利用回数＝残り回数」を自動で計算できます。1つの表に全部書き込むと、修正のたびに他の行がずれやすくなります。

■注意点2：有効期限を日付で持つ

「購入から6か月」と書くだけでは、期限切れの確認に手間がかかります。購入日と有効期限の月数から、期限の日付を計算式で出しておくと、期限が近いものや過ぎたものを色で目立たせることができます。

■注意点3：回数超過・二重入力を防ぐ

残り回数を超えて利用が入力されたり、同じ券番号を2回登録したりするミスは起きやすいものです。入力規則（プルダウン、回数の範囲チェック、券番号の重複チェック）を設定しておくと、入力時に気づけます。

■注意点4：前受金の金額は「管理用の目安」と考える

未使用分の金額は、残り回数に1回あたりの金額を掛けて、目安として出せます。ただし、会計・税務上の扱いは状況によって異なります。表の金額は管理用の目安にとどめ、処理は税理士など専門家に確認してください。

■注意点5：個人情報は最小限にする

お客様の氏名や連絡先を表に入れる場合は、管理方法に注意が必要です。必要がなければ、会員番号などで管理する運用も考えられます。

■作ってもらうこともできます

回数券を扱うお店向けの管理表（顧客台帳・回数券販売・施術記録・月次集計）を、お店の券の種類や項目名に合わせて調整してお作りするサービスを出品しています（3,000円〜）。制作にはAIツールを使用しています。購入前に、ご依頼内容と金額をメッセージで確認します。Excel（.xlsx）形式でのお渡しで、Mac版・古いバージョン・スマホ・他のソフトでの動作は保証できません。