商品一覧を整える前に。変える・残す・確かめるの3つのメモ

「同じ商品のはずなのに、一覧で見つからない」「表記がばらばらで、何を直せばいいかわからない」。表を前にして、そんなふうに手が止まることはありませんか。色をそろえる前に、三つだけメモしておくと、整理する範囲が見えてきます。

この記事では、合同会社SOELが説明用に作った架空の商品一覧を使います。実際のお客様のデータや受注事例ではありません。CSVという言葉が出てきますが、表の行や列の内容を文字で受け渡すファイル形式のことです。

1．変えるのは、どの欄の何ですか？

「全部きれいにする」だと、商品名の空白も、コードの0も、同じ名前の行も、まとめて変えてよいように見えてしまいます。今回は「販売状態の表記だけをそろえる」と決めてみましょう。

架空の元データは、この3行です。

0007／白いカップ／販売 中／在庫12

0008／木のトレー／停止／在庫空欄

0009／青いカップ／販売中／在庫0

この店では、「販売 中」と「販売中」は同じ意味、「停止」は「販売停止」を指す、と確認した設定です。状態欄の二つの表記を、決めた言葉へそろえます。

整理後：

0007／白いカップ／販売中／在庫12

0008／木のトレー／販売停止／在庫空欄

0009／青いカップ／販売中／在庫0

変わったのは状態欄の2か所です。商品コード・商品名・在庫はそのまま。「何を直したか」を一文で言えるようにしておきます。

2．残したい違いを、先に書いておこう

在庫が空欄の行と、0の行は、同じとは限りません。空欄は未入力かもしれず、0は在庫がないと確認した値かもしれません。理由を確かめる前に、空欄を全部0へ置き換えないようにします。

商品コードの0007も、計算のための数字とは役目が違います。先頭の0が必要なら、文字として残す条件を共有します。表計算ソフトへ取り込むときの変換にも注意し、元のファイルを上書きせず、作業用を別に作りましょう。

同じ名前の行を見つけても、すぐ削除はしません。別の商品や別の注文かもしれないからです。削除する条件が決まっていなければ、「確認する候補」として残せます。

3．仕上がりを、何と比べますか？

見た目が整ったら、元の3行と整理後の3行を照らします。コードは同じか、変えていない在庫は残っているか、状態欄は決めたとおりか。変更内容と確認待ちを分けて残すと、受け取る人も確認しやすくなります。

この例のメモなら、次のようになります。

変える：販売状態の表記2か所。

残す：元の3行、商品コード、商品名、在庫の値。

確かめる：木のトレーの在庫空欄の理由。回答までは空欄を残す。

誰かへ頼むときも、最初から専門的な仕様書を書く必要はありません。「何に使いたいか」「直したい欄」「そのまま残したいもの」を、まず一行ずつ。数行の見本を使うなら、個人情報や秘密情報を除いたものにします。

今日は、一覧を一つ開いて「変えない欄」を一つ決めるところからでも大丈夫です。全部を一度に直すより、確認できる小さな範囲から始めてみませんか。

整理する時間がとれないときは、合同会社SOELでもExcel・CSV整理のご相談を受け付けています。作業範囲や料金は、下のサービス案内で確認できます。やりとりはココナラ内で承ります。

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