Excel・GASの自動化を頼む前に整理したい5つのこと

「毎月の集計をラクにしたい」「前に作ったツールが動かなくなった」。そんなとき、最初から詳しい仕様書を作る必要はありません。ただ、次の5点があると、対応できるか・どこまで作るかを相談しやすくなります。

1．今の手順を短く書く

例：CSVを開く→列を並べ替える→担当者ごとに集計する→月次表へ転記する。毎回の作業回数や、おおよそのデータ量も添えると伝わります。

2．入力と完成形を1組用意する

元データの見本と「こうなってほしい表」を並べてみましょう。氏名・連絡先・取引先名などはダミーに置き換え、パスワードやAPIキーは含めません。見本を作ることが難しければ、列名と数行の架空データでも相談の出発点になります。

3．例外の扱いを決める

空欄、重複、日付の表記ゆれ、マイナス金額があったときに、止めるのか・一覧に出すのか・除外するのか。ここが曖昧だと、同じ「集計」でも結果が変わります。判断がつかないものは「未決定」として共有しましょう。

4．使う環境を伝える

Excelのバージョン、WindowsかMacか、Googleスプレッドシートを使うか、既存コードが編集可能か。会社でマクロや外部サービスの利用が制限されている場合も先に確認します。環境によって実現方法や検証できる範囲が変わります。

5．何ができたら完了かをそろえる

「見本の入力で、期待した出力が出る」「不正な行は行番号付きで知らせる」など、完了を確認する条件を決めます。原本を直接変更せずコピーで試すことや、納品するファイル・操作手順の範囲も事前に整理すると安心です。

既存ツールの修正では、エラー文、発生した手順、直前に変えたことも手がかりになります。ただし、見た目の症状だけで修正可能と決めず、資料やコードで再現できるかを確認してから、料金・納期・対応範囲を相談するのが大切です。

まずは「今の作業」と「ほしい結果」を、一つずつ書き出してみてください。小さな範囲から確認すると、必要な改善が見えやすくなります。