Excelの手作業集計を自動化する前に知っておきたい3つのこと

毎週・毎月くり返されるExcelの集計作業。「コピペと関数の修正で半日つぶれる」という方は少なくありません。

実はその多くは、マクロやGoogle Apps Script（GAS）で自動化できます。ただ、やみくもに自動化すると逆に手間が増えることもあります。現役エンジニアの視点で、自動化の前に押さえておきたい3点をまとめます。

■ 1. 自動化が効くのは「毎回同じ手順」の作業だけ

自動化と相性がいいのは、手順が固定された作業です。

・決まった形式のファイルを読み込んで集計する

・条件に合う行を抽出して別シートに転記する

・集計結果を決まった宛先に送る

逆に、毎回判断が変わる作業は自動化の効果が薄く、無理に自動化すると確認作業が増えます。

■ 2. 「入力の形式」が揃っているかが成否を分ける

自動化がうまくいかない最大の原因は、元データの形式のバラつきです。

日付の書き方が混在している、表記ゆれがある、シート構成が月ごとに違う——こうした状態だと、プログラム側で例外処理が膨らみます。

自動化の前に、入力形式をそろえる運用をセットで考えるのが近道です。

■ 3. 最初から全部を自動化しない

おすすめは、一番時間がかかっている部分だけを小さく自動化して、効果を確かめてから広げる進め方です。

週3時間の作業が30分になれば、それだけで年間130時間以上の削減になります。

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