毎月の請求書づくりを、ボタン1つにした話（Excel・GAS）

毎月の月末、3つの表を開いてコピーして、合計が合うまで見直して、請求書を1件ずつ作る。そんな作業を「ボタン1つ」にした見本を作ったので、何をどう変えたかを書きます。数値は架空の見本データです。

■ 手でやっていたこと

見本にしたのは、小さな会社の月次処理です。

・受注一覧（誰に・何を・いくらで）

・請求データ（請求先ごとの明細）

・在庫表（出荷した数）

この3つから「月次集計」を作り、請求先ごとに請求書のPDFを出す。手でやると、表を行ったり来たりして、合計が合わないと最初からやり直しになります。見本の規模（受注30件・請求先5社）でも、集中して1時間はかかる作業です。

■ ボタン1つで何が起きるか

スプレッドシートの上に「集計して請求書を作る」ボタンを1つ置きました。押すと、次の順で動きます。

1. 受注一覧と請求データを突き合わせて、請求先ごとに合計を出す

2. 在庫表の出荷数と受注数が合っているかを検査する

3. 合わない行があれば赤くして止まる（間違った請求書を出さない）

4. 合えば、請求先ごとにPDFを作って、月次集計シートに結果を書く

見本では、30件の受注から5社分の請求書PDFが約30秒でできます。

■ 作るときに決めたこと

・まず「合わない行を赤くして止める」検査を入れました。速さより、間違った請求書を出さないことが先です。

・単価や宛名はシートの「設定」に逃がしました。コードを触らなくても、担当の方が自分で直せます。

・コードにはコメントを付け、画面つきの手順書を添えています。作った人が居なくなっても、次の人が読めるように。

■ こんな方に向いています

・毎月同じ転記や集計を手でやっている

・請求書や月次集計を1件ずつ作っている

・自動化したいが、何から頼めばいいか分からない

Excelが無い環境でも、Googleスプレッドシートと GAS（Google Apps Script）で同じことができます。

■ 進め方

最初に、お手元の表（または同じ形の見本）で「1工程」だけ動かしてお見せします。合意してから本作業に入るので、「思っていたのと違う」を防げます。できあがりは画面を共有しながら一緒に確認し、手順書とあわせてお渡しします。納品後1週間は不具合に対応します。

出品サービス「Excel・GASで繰り返し作業を自動化します」から、見本を見た上でご相談ください。「何を頼めばいいか分からない」という段階でも大丈夫です。