スプレッドシート業務を自動化する前に、確認しておきたい3つのこと

毎回同じような集計作業に、時間を取られていませんか。

「複数店舗から届くExcelを毎回手作業でまとめる」「フォームの回答をスプレッドシートに転記する」——こうした繰り返し作業は、GAS(Google Apps Script)やExcelの仕組みで自動化できることがほとんどです。

ただ、いきなり自動化に飛びつく前に、確認しておくと後で楽になるポイントが3つあります。

【1】毎回のフォーマットが本当に同じか

自動化は「決まったルールで動く」のが前提です。ファイルの列の順番や名前が毎回微妙に違うと、自動化の設計自体を見直す必要が出てきます。まずは直近数回分のファイルを見比べて、ばらつきがないか確認しておくと、後のお見積もりもスムーズになります。

【2】どこまでを自動化したいか

「データを集計するところまで」なのか、「グラフ化して見やすくするところまで」なのか、「関係者に自動で通知するところまで」なのか。自動化する範囲によって、必要な作業内容も変わってきます。最初から完璧を目指さず、まずは一番時間がかかっている部分から自動化するのがおすすめです。

【3】誰が使うのかを決めておく

自分だけが使うのか、他のメンバーも使うのか。他の人も使う場合は、エラーが起きた時にわかりやすいメッセージを出す、といった配慮が必要になります。

普段、こうした業務効率化のご相談を承っています。「これって自動化できるのかな」という段階からでも大丈夫です。まずは今の作業内容を教えていただければ、実現可能かどうかも含めてご案内します。