キャンセルが出たら、候補をすぐ「確定」にしない。受付表の確認手順

講座でキャンセルが出たとき、「空きができたので、次の人を確定にしよう」と急ぎたくなることがあります。ただ、表に出た候補と、参加が決まった人は分けて扱いたいところです。

今回は「講座の定員・キャンセル待ち管理シート」の架空例で、取消から手動確定までの確認順を紹介します。実際の参加者や開催実績ではありません。

■ 定員6人、受付順に3組いる例

・受付1番：申込A、4人、状態は「確定」

・受付2番：申込B、3人、状態は「受付」

・受付3番：申込C、1人、状態は「受付」

Aの4人が確定しているので、残りは2人分です。Bの3人は入りません。このシートは先頭の組を飛ばさないため、Cも含めてB・Cの表示は「待機」になります。

ここでAのキャンセルが決まったとします。

■ 1．行を消さず、Aの状態を「取消」にする

受付番号・申込ID・開催回・人数は残し、Aの状態を変更します。取消行を削除したり、別の申込みに使い回したりしないでください。

この例では、取消後にB・Cがともに「確定候補」と表示されます。3人と1人の合計4人が、定員6人に入るためです。取消前後のこの表示は、Google スプレッドシートでの架空データ検証でも確認しています。

■ 2．「確定候補」を連絡済みと読み替えない

候補表示だけでは、B・Cの状態は「受付」のままです。参加の意思確認や案内は送られていません。このシートに自動メールや自動確定の機能はありません。

連絡方法や返答期限などは、募集時に伝えた運用に沿って主催者が管理します。未返信の人をどう扱うかも、表の候補表示から勝手に決めないようにします。

■ 3．確認できた申込みだけ、手動で「確定」にする

開催回、申込ID、人数、受付順、警告表示を確認します。入力エラーや定員超過などの警告があれば、先に内容を見直してください。

主催者として参加確定を判断できた申込みだけ、状態を「確定」に変更します。複数組を処理するときも、1件変更するごとに表示を再確認します。連絡・返答の記録は、普段使っている管理方法で別に残してください。このテンプレートに連絡履歴や監査履歴の管理機能はありません。

■ 本番前に、コピーで一度練習する

購入後は練習用コピーに上の架空3組を入れ、取消前は「確定・待機・待機」、取消後は「取消・確定候補・確定候補」になるか確認してから使ってください。氏名・電話・メールは入力せず、申込IDで試せます。

編集は指定の入力欄だけ。行の追加・削除・並べ替えや数式の上書きは対象外です。受付番号は昇順のまま扱います。警告表示は、あらゆる誤操作を防ぐ保証ではありません。

■ この流れを表で確認したい方へ

「講座の定員・キャンセル待ち管理シート」は、成人向け小規模講座用の500円のテンプレートです。3開催回・合計100申込・1申込1〜6人に対応。.xlsxファイルをPCのGoogle スプレッドシートへ取り込んで使用するため、Excelソフトは不要です。

自動予約やフォーム連携を導入せず、候補の確認と参加確定を主催者が分けて行いたい方向けです。詳しい利用範囲と注意点は商品ページでご確認ください。

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