残席1人に2人組が来たら？ 講座の「先着順」を決めておく話

少人数の講座でも、グループ申込があると「何件届いたか」だけでは残席が分かりません。

たとえば定員8人の講座に、3人・2人・2人の申込が順番に届いたとします。これは説明用の架空例です。申込は3件ですが、参加人数は7人。全員を確定すると残席は1人です。

その後、先に2人組、次に1人の申込が届いたら、どちらを案内しますか？

ここで決めておきたいのが、次の二つの違いです。

・受付順を守る：先頭の2人組が入れるまで、後ろの1人も待機する。

・空席を埋める：残席に入る組を先に案内する。

どちらを選ぶにしても、募集時にルールを伝えておくことが大切です。「先着順」とだけ書いて、後から小さい組を先に通すと、待っている人との認識がずれるかもしれません。

受付表には、申込ID・開催回・人数・受付順・確定／取消の状態を分けて記録します。キャンセル時も行を消さず状態を変更すれば、受付順を残せます。氏名や連絡先を同じ表にまとめる必要はありません。

1人1申込・1開催回なら、フォーム側の受付上限など、簡単な方法で足りる場合もあります。グループ申込や複数回の講座では、「回答件数」と「開催回ごとの人数」を分けて確認しましょう。

このうち、組を分けず、先頭の組を飛ばさない運用向けに「講座の定員・キャンセル待ち管理シート」を用意しています。成人向け少人数講座用で、3開催回・合計100申込・1組1〜6人に対応。価格は500円です。

.xlsxファイルをPCのGoogle スプレッドシートへ取り込んで使うため、Excelは不要です。確定候補は表示しますが、参加確定と連絡は主催者が行います。フォーム連携や自動メールはありません。

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