議事録が読まれないのは、書く量が多いからじゃない

会議が終わって、がんばって議事録を書いたのに、誰も読んでくれない。そんな経験はありませんか。書いた側は「ちゃんと記録したのに」と思うのに、送った議事録はそのまま埋もれてしまいます。読まれない議事録は、書いた人の労力だけが残ります。原因は、書く量ではありません。議事録が「読むもの」として作られていないことが多いのです。

議事録が読まれない理由は、だいたい3つあります。

1つ目は、結論と「次にやること」が一番後ろにあることです。会議の流れどおりに時系列で書くと、読み手は最後まで読まないと何が決まったか分かりません。最初に「決まったこと」と「誰が・いつまでに何をするか」を置く。それだけで、読む理由が生まれます。

2つ目は、発言を全部残そうとしていることです。誰が何を言ったかを漏れなく書くほど、議事録は長くなり、大事な部分が埋もれます。読む側が知りたいのは、会議で何が決まり、自分が何をすればいいかだけです。議事録の仕事は、会議の再現ではありません。「決まったこと」と「次にやること」が分かれば十分で、議論の過程は、判断の理由が分かる範囲だけ残せばいいのです。

3つ目は、読む人の立場で書かれていないことです。出席しなかった人や、上司が読むことを考えると、「何をすればいいか」が一目で分かる形が必要です。担当者の名前と期限をセットで書く、決まったことを箇条書きにする。特に欠席者には、会議の流れより「自分に関係ある部分」がどこかが大事です。読み手が探さなくていい議事録は、自然と読まれます。

直し方は、書き始める前に「この議事録を読んだ人が、次に何をすればいいか」を1行で書くことです。その1行が決まれば、載せる内容と順番は自然に決まります。会議のたびに同じ悩みを繰り返すなら、型を決めてしまうのが一番です。一度型が決まれば、書く時間もぐっと短くなります。全部を残すより、次に動ける形に整える。これが、読まれる議事録の一番の近道です。

私「ことばの仕立屋」では、議事録の作成・整形サービスを出品しています。メモや文字起こしのテキストをもとに、読める議事録に整えます。まだ始めたばかりで実績はありませんが、進め方や含まれる範囲はサービスページに正直に書いています。

議事録づくりに時間が取られている方は、まず次回の会議で「決まったこと・次にやること」を先にメモしてみてください。整える作業そのものを任せたいときは、選択肢のひとつとしてどうぞ。