議事録の書き方｜決まったこととやることが、ひと目で分かる4つの型

はじめまして、ジンです。本業は人事・総務で、定例会議や役員会議の議事録を日常的に作っています。

議事録をもらったのに「で、誰が何をするんだっけ？」と聞き直すこと、ありませんか。議事録の失敗は文章力の問題ではなく、たいてい「型」の問題です。この記事では、読み手に使われる議事録の型をまとめました。

議事録は4つの箱に分ける

1.【概要】何の会議で、何を決める場だったか（2〜3行）

2.【決まったこと】決定事項だけを箇条書き

3.【やること】担当者と期限を必ずセットで書く

4.【まだ決まっていないこと】保留事項と、次に決める場面

この順番に並べるだけで、読み手は「背景→結論→自分の作業→宿題の所在」を上から追えます。

各項目の書き方

【概要】「○○定例会議を実施した」だけでは弱く、「来期の販促施策の担当と予算を決める会議」のように目的まで書くと、後から読み返したときの理解が速くなります。日時・場所・出席者は冒頭に分けて書きます。

【決まったこと】議論の流れをそのまま書くと結論が埋もれます。経緯は短く添える程度にして、「〜に決定」と言い切る形で箇条書きにします。

【やること】「資料を修正する」だけの行は、ほぼ実行されません。「資料を修正する（担当：○○、期限：金曜17時）」まで書くのが型です。期限が決まらなかった場合は「期限：次回会議で決定」と明記します。

【まだ決まっていないこと】保留事項を書かないと、次回の会議で同じ議論が蒸し返されます。「決まらなかったこと」と「次にどこで決めるか」を残すだけで、会議の繰り返しが減ります。

書くときの小さなルール

・1行は短く。主語と述語が遠い文は2つに割る

・数字・日付・固有名詞は、最後に元のメモや録音と照合する

・発言の要約は、話し手の意図を変えない範囲で。推測で補わない

・共有前に「決まったこと」と「やること」だけを読み返し、抜けを確認する

まとめ

議事録は、うまく書こうとするより型に当てはめる方が速くて正確です。概要／決まったこと／やること（担当・期限）／まだ決まっていないこと。この4つの箱を用意してから書き始めてみてください。

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