会議の議事録作成を楽にする小さな工夫

会議が終わったあと、議事録づくりに時間を取られていませんか。メモを見返して文章を整える作業は、意外と手間がかかります。議事録は「完璧な記録」を目指さなくても、決まったことと次にやることが分かれば十分な場面がほとんどです。少しの工夫で、作成の負担を大きく減らせます。

録音と文字起こしを土台にする

議事録づくりを楽にする第一歩は、会議中のメモに頼らないことです。会議を録音しておき、あとから文字起こしを土台にすれば、「何を話したか」を思い出す作業がなくなります。スマートフォンの録音機能や、オンライン会議の録画機能でも十分です。文字起こしはAIのツールに任せても、要点をメモに残しておくだけでもかまいません。大切なのは、記憶だけに頼らないことです。

テンプレートを決めておく

議事録の形を毎回考えていると、それだけで時間がかかります。「日時・参加者」「決まったこと」「次にやること（担当者・期限つき）」「次回までの宿題」の4項目だけのテンプレートを決めておくと、書く内容がはっきりします。議論の経緯を細かく書く必要はありません。あとから読み返して「何をすればいいか」が分かることだけを目指します。

決まったことと担当者だけを抜き出す

文字起こしやメモから議事録を作るときは、全部を文章に直そうとしないことがコツです。まず「決まったこと」を箇条書きで抜き出し、次に「誰が・いつまでに・何をするか」を書き添えます。この2つが揃っていれば、議事録としての役割は果たせます。細かい発言の記録は、必要なときだけ文字起こしを見返せば十分です。

まとめ

会議の議事録作成を楽にする工夫は、「録音と文字起こしを土台にする」「4項目のテンプレートを決める」「決まったことと担当者だけを抜き出す」の3つです。議事録は「あとで困らない記録」であって、「会議の完全な再現」ではありません。まずは次の会議で、録音と4項目のテンプレートから試してみてください。

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