データを渡す前の個人情報チェック

集計したデータを取引先や外部の協力者に渡すとき、うっかり個人情報が混ざっていないか不安になったことはありませんか。氏名やメールアドレスのような分かりやすい情報は気をつけていても、組み合わせると個人が特定できる情報は見落としがちです。渡す前に短いチェックを通すだけで、思わぬ漏えいを防げます。

まず「直接の個人情報」を洗い出す

最初に確認するのは、氏名・メールアドレス・電話番号・住所など、それだけで個人を特定できる項目です。集計用の表にこうした列が残っていないか、列の表示を広げて端まで確認します。不要な列は削除するのではなく、元のファイルとは別に「渡す用」のコピーを作り、そちらから消すのが安全です。元のデータを壊さず、渡す範囲だけを絞れます。

間接的に特定できる情報にも注意する

氏名がなくても、部署名と入社年、担当地域と年齢の組み合わせなどで個人が特定できる場合があります。特に人数の少ない部署や、珍しい組み合わせのデータは注意が必要です。集計結果を出すときは、人数が少ない区分は「その他」にまとめる、細かすぎる区分は一段階粗くする、といった工夫が役に立ちます。表に出す単位を少し粗くするだけで、特定のしにくさは大きく変わります。

渡す前に「3つのチェック」を通す

最後に、渡す直前の確認を3つに絞ります。1つ目は、直接の個人情報を含む列が残っていないか。2つ目は、少ない人数の区分がそのまま出ていないか。3つ目は、ファイルの非表示シートやコメント欄に元の情報が残っていないか。Excelでは非表示のシートやセル内のコメントに個人情報が残ることがあります。送る前に新しいブックへ値だけ貼り付けて作り直すと、こうした見落としも一緒に消せます。

まとめ

データを渡す前の個人情報チェックは、「直接の個人情報を洗い出す」「間接的に特定できる組み合わせに注意する」「渡す直前に3つのチェックを通す」の3つです。どれも特別なツールは要らず、数分の確認で済みます。まずは次にデータを渡すとき、渡す用のコピーを作るところから始めてみてください。

沼ラボでは、プロフィールの出品サービスでデータの集計・整理や、チェックの仕組みづくりのご相談を受け付けています。「このデータは渡して大丈夫か」という段階のご相談も歓迎です。