文字起こしのテキスト、そのまま議事録にできます。外注するときの準備と進め方

会議の文字起こしツールは便利になりました。録音すれば、発言がそのままテキストになる。でも、そのテキストをチームに共有しようとして、ため息をついた経験はないでしょうか。長い、読みにくい、そして「結局、何が決まったのか」が埋もれている。

文字起こしと議事録の間には、実はもう一段階の作業があります。それは「整形」です。この記事では、議事録づくりを外に頼む場合に、どんな準備をするとうまくいくか、そして整形では何が行われるのかをまとめます。

まず準備の話。頼む側が用意するものは、思ったより少なくて大丈夫です。

ひとつめは、元データです。走り書きの会議メモでも、文字起こしのテキストでも構いません。形が整っている必要はありません。むしろ、整っていないものを整えるのがこの作業です。

ふたつめは、人名と専門用語の表記です。文字起こしは人名や社内用語をよく間違えます。「正式な表記はこれ」と一覧で渡してもらえると、仕上がりの精度が上がります。なければ、元データの表記に統一する形でも進められます。

みっつめは、共有先です。チーム内の確認用なのか、上長への報告用なのか。読み手によって、文章の堅さや要約の付け方が変わります。

次に、整形で何をするか。私の進め方では、大きく3つに分けます。

1つ目は「決まったこと」の切り分けです。決定事項、宿題（誰が・何を・いつまでに）、持ち越しになった事項。この3つに分けるだけで、会議の記録は「読むもの」から「使えるもの」に変わります。

2つ目は要約です。全文を読まなくても要点が掴めるよう、冒頭に短い要約を付けます。忙しい人が最初に読むのは、だいたいここだけです。

3つ目は「分からないものを分からないまま書く」ことです。元データにない内容を推測で補うと、議事録は一気に信用できなくなります。読み取れない箇所や、決まっていない担当・期限は、その旨を明記します。地味ですが、ここが一番大事だと思っています。

逆に、頼む前に知っておいてほしい限界もあります。音声ファイルそのものからの文字起こしは、私のサービスでは基本の範囲に含めていません（文字起こし済みのテキストが対象です）。また、機密性の高い会議の場合は、内容の性質によってお受けできないこともあります。

私「ことばの仕立屋」では、会議メモや文字起こしテキストを、決定事項・宿題・持ち越しに分けた議事録と要約に整えるサービスを出品しています。整形前と整形後の見本もご用意していますので、購入前にメッセージでお送りできます。まだ始めたばかりで実績はありませんが、進め方と線引きはサービスページに正直に書いています。

文字起こしで止まっている会議の記録があれば、まず1回分だけ試してみてください。「決まったこと」が見える形になるだけで、次の会議の始まり方が変わります。関連サービスはこちらです。https://coconala.com/services/4468718