会議の議事録、あとで揉めない書き方

「言った・言わない」で揉める会議の多くは、議事録の書き方に原因があります。議事録は会議の記録であると同時に、会議後の確認書です。あとから読み返したときに「誰が・何を・いつまでに」が迷いなく分かる形にしておくと、確認の往復や認識のズレがぐっと減ります。私が議事録を書くときに意識している小技を3つ紹介します。

1. 「決まったこと」と「やること」を分けて書く

最も多い失敗は、決定事項とToDoが文章の中に混ざっていることです。「来月から新料金にする方向で進め、田中さんが見積を確認する」――これでは、何が決まって（新料金の導入）、何が宿題なのか（見積の確認）が読み手任せになります。議事録では「決定事項」「ToDo（担当・期限）」「保留事項」の3つに分けて書くのが基本です。決まっていないことを決定事項に紛れ込ませないことも、揉め事を防ぐ大事なポイントです。

2. ToDoには必ず「担当者」と「期限」をセットで残す

「見積を確認する」だけでは、誰がいつまでにやるのか分かりません。「見積の再確認（担当：田中／期限：金曜17時）」まで書いて、初めて会議後に動ける記録になります。会議の中で期限が曖昧なまま終わりそうになったら、その場で「期限は今週中という理解でよいですか」と確認し、書き残しておくと、後日の「聞いていない」が防げます。

3. 発言は「誰が・どういう立場で」を添える

重要な発言は、発言者名とセットで残します。「コスト面で懸念あり」だけでは弱く、「田中：コスト面で懸念あり（来期予算に収まらない可能性）」と書くと、後で判断の経緯をたどれます。反対意見や条件付きの賛成も消さずに残しておくと、決定が覆ったときの検証にも役立ちます。

まとめ

議事録に上手な文章は要りません。「決定・ToDo・保留の仕分け」「担当と期限」「発言者と立場」の3点が押さえられていれば、揉めない記録になります。とはいえ、会議の録音を聞き返しながらこの形に整えるのは、慣れていても時間がかかる作業です。会議音声から決定事項・ToDoまで整理する議事録作成のサービス「議事録｜会議音声から決定事項・ToDoを整理します」も出品していますので、議事録づくりに時間を取られている方は、購入前のご相談からお気軽にどうぞ。