会議の録音を文字起こしに出す前にやっておきたいこと

会議の内容を議事録にまとめたいけれど、録音を聞き直す時間がない。そんなときに便利なのが、文字起こしの依頼です。

ただ、録音のしかたや渡す情報によって、仕上がりの読みやすさはかなり変わります。ここでは、依頼する前にやっておくと良いことをまとめました。

【録音するときに気をつけたいこと】

文字起こしの仕上がりをいちばん左右するのは、録音の聞き取りやすさです。

・録音する機器は、話す人たちの真ん中あたりに置く

・机の上に置くときは、ハンカチなどを下に敷くと、机をたたく音やキーボードの音が入りにくくなる

・エアコンやプロジェクターの送風口の近くは避ける

・オンライン会議なら、会議ツールの録音機能を使うと、声がはっきり残りやすい

・スマホで録音するときは、通知や着信で録音が止まらないよう、機内モードなどにしておく

また、何人かが同時に話している部分は、人でもAIでも聞き取りが難しくなります。進行役の方が「では、〇〇さんから順にお願いします」と順番を決めるだけでも、聞き取りやすさが変わります。

【参加者と用語のメモを用意する】

依頼のときに、次のようなメモを添えると、聞き間違いがぐっと減ります。

・参加者の名前と読み方（例：東海林＝しょうじ）

・社内でよく使う言葉、商品名、略語（例：「SK案件」＝新規顧客の案件）

・話し手を見分ける手がかり（例：司会は女性、報告は男性2人）

文字起こしをする側は、会議の背景を知りません。名前や商品名は、音だけでは漢字が分からないことが多いため、このメモがあるかないかで、あとの手直しの量が大きく変わります。

【どんな形で受け取りたいかを決めておく】

文字起こしには、大きく分けて次のような形があります。

・素起こし：「えー」「あのー」も含めて、話した言葉をそのまま書く

・ケバ取り：意味のない言葉や言い直しを取りのぞいて、読みやすくする

・要約：話の流れをまとめて、議事録に近い形にする

社内の議事録に使うなら、ケバ取りで受け取って、要点を自分でまとめるのが使いやすいことが多いです。発言をそのまま残したい場合は、素起こしが向いています。

あわせて、話し手の名前を入れるか、何分ごとに時間（タイムスタンプ）を入れるかも決めておくと、あとで録音を聞き直すときに便利です。

受け取るファイルの形（Word、テキストなど）も伝えておけば、届いたものをそのまま議事録の下書きとして編集できます。

【小さなコツ：録音の最初に「日付と参加者」を声で入れる】

録音を始めたら、最初に「10月15日、営業会議です。参加者は〇〇、△△、□□です」と、ひと言入れてみてください。

これだけで、あとから「どの会議の録音だったか」を探す手間が減り、文字起こしをする側も、声と名前を結びつけやすくなります。

録音ファイルの名前も「20261015_営業会議」のように日付から始めておくと、並べたときに探しやすくなります。

かんたんなことですが、録音ファイルが増えてくるほど役に立つ習慣です。

こうした作業のご相談は、こちらの出品で承っています。

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