毎日のExcel作業、マクロにすると何分短くなるか

「毎朝、システムから出したデータをExcelに貼って、並べ替えて、集計表を作る」。

こうした決まった作業は、Excelのマクロ（VBA）にすると、ボタン1つで終わるようにできることがあります。

ただ、「本当にそこまで短くなるの？」と思う方も多いはずです。ここでは、時間の考え方と、マクロに向いている作業の見分け方をまとめました。

【まずは今の作業時間を計ってみる】

マクロでどれくらい短くなるかは、作業の中身によって大きく変わります。そこでおすすめなのが、今の作業を一度、スマホのストップウォッチで計ってみることです。

たとえば、架空の事務所で次のような作業をしているとします。

・CSVを開いて、決まった表に貼り付ける：5分

・不要な列を消して、日付順に並べ替える：5分

・担当者ごとに合計を出して、印刷する：5分

合計15分の作業を、月に20日行っているとすると、月に約5時間です。

こうして数字にすると、「ここに手をかける価値があるか」が判断しやすくなります。

【マクロにすると、どこが短くなるか】

上の例のような「毎回同じ手順のコピー・貼り付け・並べ替え・集計」は、マクロにすると数秒から数十秒で終わることが一般的です。

一方で、短くならない部分もあります。

・元のデータを取りに行く、ファイルを探す

・できあがった表を目で見て確認する

・いつもと違うデータを手で直す

そのため、一般的な目安としては「15分の作業が、確認を含めて数分になる」くらいに考えておくと、期待とのずれが少なくなります。

時間だけでなく、貼り付け位置のずれや、並べ替え範囲の選びもれといった、うっかりミスが起きにくくなるのも大きな利点です。

【マクロに向いている作業、向いていない作業】

向いているのは、次のような作業です。

・手順が毎回同じで、人によって判断が変わらない

・元のデータの形（列の並びなど）が決まっている

・毎日、または週に何度もくり返している

反対に、毎回レイアウトが違う資料や、「そのときの状況を見て決める」作業は、マクロにしても手直しが多くなりがちです。月に1回、5分で終わる作業なら、無理にマクロにしなくてもよいかもしれません。

【小さなコツ：「マクロの記録」で手順を書き出してみる】

Excelには、操作をそのまま記録してくれる「マクロの記録」という機能があります。

「開発」タブ（表示されていない場合は、オプションの「リボンのユーザー設定」で表示できます）から「マクロの記録」を押し、いつもの作業をしてから「記録終了」を押すだけです。

記録したものは、そのままだと別の日のデータでうまく動かないこともありますが、作業の手順を整理するのに役立ちます。

「自分の作業はこういう手順だったのか」と分かるだけでも、人に頼むときの説明がとても楽になります。

こうした作業のご相談は、こちらの出品で承っています。

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