スプレッドシートの集計を自動にする、よくある3つの例

Googleスプレッドシートで、毎週や毎月、同じ集計をくり返していませんか。

Google Apps Script（GAS）という仕組みを使うと、こうした集計を自動で行えるようになります。ここでは、よくある3つの例と、自動化を考えるときのコツを紹介します。

【例1：毎日決まった時間に、集計表を作る】

たとえば、店舗ごとの売上を入力するシートがあり、毎朝それを担当者が手で集計しているとします。

GASには「トリガー」という機能があり、「毎朝8時に実行する」といった設定ができます。これを使うと、出社する前に、前日分の合計や店舗ごとの順位が集計シートにまとまっている状態にできます。

人が操作しなくても動くので、担当者が休みの日でも集計が止まりません。

集計が終わったら、決まったシートの上のほうに「最終更新：10月15日 8:00」のように日時を書き込んでおくと、きちんと動いたかがひと目で分かります。

【例2：Googleフォームの回答を、種類ごとに振り分ける】

問い合わせや申し込みをGoogleフォームで受けていると、回答は1つのシートにどんどんたまっていきます。

GASを使えば、回答が送られたときに、「種類」や「担当店舗」の答えに合わせて別のシートに書き写したり、件数を数えたりできます。

例：架空の教室で、「体験申し込み」「質問」「休会」の3種類を、それぞれのシートに自動で分ける

担当ごとに見るシートが分かれるので、見落としが起きにくくなります。

「対応済み」の列を用意して、まだ対応していない件数を数えるようにしておくと、ためこみも防げます。

【例3：いくつものファイルを1つにまとめる】

支店や担当者ごとに別々のスプレッドシートがあり、月末にそれを1つにまとめている、というケースもよくあります。

GASでは、決まったフォルダの中にあるファイルを順番に開いて、中身を1つのシートに集めることができます。

コピー・貼り付けをくり返す作業がなくなるので、貼りもれや二重の貼り付けといったミスも防ぎやすくなります。

なお、GASは無料で使えますが、1回の実行時間などに上限があるため、データがとても多い場合は作り方の工夫が必要です。

【小さなコツ：自動にしたい作業を「いつ・何を・どこへ」で書き出す】

GASに限らず、自動化を考えるときは、作業を次の3つで書き出してみるのがおすすめです。

・いつ：毎朝8時、フォームが送られたとき、月末など

・何を：どのシートの、どの列のデータを

・どこへ：どのシートに、どんな形でまとめるか

例：「毎週月曜の朝に」「売上シートのA列からD列を」「週次集計シートに、店舗別の合計で」

ここまで書き出せると、自分で作る場合も人に頼む場合も、話がとても進めやすくなります。

反対に、ここがうまく書き出せない作業は、手順がまだ決まりきっていないことが多いものです。その場合は、まず手順を固めるところから始めるのが近道です。

こうした作業のご相談は、こちらの出品で承っています。

https://coconala.com/services/4449032