企画資料が「分かりにくい」と言われる、3つの原因

一生懸命作った企画資料なのに、会議で「で、結局何が言いたいの？」と聞かれてしまった。資料作りで一番つらい瞬間です。内容が悪いのではなく、たいていは「伝え方」の順番と配分が原因です。

分かりにくい資料に共通する原因は、だいたい3つあります。

1つ目は、結論が一番後ろにあることです。作り手は「経緯→データ→結論」の順で考えますが、読み手が知りたいのは最初に「何を決めてほしいのか」です。結論と、決めてほしいことを1枚目に置く。それだけで、会議の空気は変わります。

2つ目は、情報の量が全部同じことです。背景も数字も案の比較も、同じ熱量で並んでいると、読み手はどこが大事か分かりません。大事な数字は大きく、背景は小さく添える程度で十分です。「捨てる勇気」ではなく「優先順位の表示」が資料の仕事です。

3つ目は、読み手が判断するための材料が抜けていることです。費用はいくらか、リスクは何か、やらなかったらどうなるか。提案する側が言いにくいことほど、読み手は知りたがります。先に書いてしまう方が、結果的に話は早く進みます。

直し方は、作り始める前に「この資料で決めてほしいことは何か」を1文で書くことです。その1文が決まれば、載せる情報と順番は自然に決まっていきます。デザインを凝るより先に、構成を決める。これが遠回りに見えて一番速いです。

私「ことばの仕立屋」では、プレゼン・企画資料の構成と文章を作成するサービスを出品しています。箇条書きのメモや既存資料をもとに、構成案から各ページの文章まで整えます。まだ始めたばかりで実績はありませんが、進め方や含まれる範囲はサービスページに正直に書いています。

資料作りで手が止まっている方は、まず「決めてほしいこと」の1文から書いてみてください。構成そのものに時間が取られているなら、選択肢のひとつとしてどうぞ。