作業メモを引き継ぎ手順書にすると、どう変わる？【自主制作の見本】

「いつもの作業は分かる。でも、人に渡す説明にすると書きにくい」

そんな作業メモを、読む人が順番を追いやすい手順書に整理するサービスを出品しています。短い見本で紹介します。

※以下は元メモも含めて当方が作成した架空の業務です。受注実績や実在するお店の運用事例ではありません。AIを整理の補助に使っています。

■ 整理前のメモ

体験会の予約メールが来たら、名前と日付と人数を一覧に入れる。定員6人。空きがあるか確認してから返事。ダブり登録しない。満員なら別日を聞く。返信前に担当者に確認。返信した日を記入。キャンセルは担当者に連絡。

■ 整理後の手順

1．氏名・希望日・人数を確認。情報が足りなければ未確認として記録し、確認方法を担当者へ相談する。

2．同じ申込みが一覧にないか調べる。重複の可能性があれば新たに登録せず担当者へ確認する。

3．重複がないと確認できた申込みを一覧へ記録する。

4．既存予約人数と今回の申込人数の合計が定員6人以内か確認する。今回の申込みを二重に数えない。

5．受付可能なら受付の返信案を用意。満員なら別日の希望を聞く返信案を用意する。残席が申込人数に足りない場合は、一部だけ確定せず担当者へ確認する。

6．担当者に返信内容を確認してもらい、確認後に送信する。

7．一覧へ返信日を記録する。

キャンセル連絡は担当者へ。一覧の変更方法は元メモにないため、自己判断で決めません。

■ 完了チェック

□ 氏名・希望日・人数を確認した

□ 重複の有無を確認した

□ 定員を超えないか確認した

□ 担当者確認後に返信した

□ 返信日を記録した

■ 書き足す前に確認すること

予約一覧の場所、担当者、返信期限、仮予約と確定の区別、受付順、キャンセル条件、一覧の変更方法は、元メモだけでは決まりません。

もっともらしく埋めるのではなく「運用前の確認事項」として残します。文章を読みやすくすることに加え、分からないことを分かる形にすることも大切にしています。

■ ご相談について

「このメモから作れる？」という段階からご相談いただけます。最初は、作業の種類・メモのおおよその文字数・希望納期を2〜3行でお知らせください。

個人情報や機密情報は送らず、仮名やダミー値に置き換えてください。外部AIを利用できない資料は先にお知らせください。

1業務・元メモ2,000字以内を対象に、本文2,000字以内の手順書と完了チェック・確認事項をテキストでお届けします。5,000円、希望修正1回、納期目安5日。必要情報と条件がそろった後の日程を、購入前の見積り相談で確認します。

詳しい範囲・条件とご相談はこちらです。

https://coconala.com/services/4474482