Excelの手作業を自動化する前に決めること

2026/10/25

今日はExcelの話です

毎月同じ表を作っている

コピーして貼って

並べ替えて集計して

最後に印刷かPDF

この作業は

たいてい自動にできます

ただ、いきなり

「自動化してください」

と頼むと

うまくいかないことが

よくあります

今日は頼む前に

決めておくと楽になること

を書きます

1つ目

今の手順を書き出すこと

上手な文章は要りません

「売上のファイルを開く」

「A列で並べ替える」

「店ごとに合計を出す」

こんな箇条書きで十分です

書いてみると

「ここは毎回迷っている」

「ここは人によって違う」

という所が見えてきます

自動にする前に

まずそこを決めます

迷う所はプログラムも迷います

2つ目

入口と出口を決めること

入口は元になるデータ

どこから来るファイルか

毎回同じ形で来るか

出口はできあがる物

表か、PDFか、メールか

誰が受け取るか

自動化でつまずくのは

たいてい入口です

「列の順番が月によって違う」

「店名の書き方がばらばら」

「空白の行が混ざる」

人の目なら気にならない違いで

機械は止まります

3つ目

例外をどうするか決めること

いつもと違うデータが来た時

止めて知らせるのか

飛ばして進むのか

ここを決めずに作ると

間違った数字が

黙って出てきます

止まる方が安全です

止まった理由が

画面に出るようにしておけば

直すのも早いです

4つ目

どこまで自動にするか

全部を自動にしなくても

いいんです

例えば

集計と表づくりは自動

最後の確認と送信は人

これだけでも

作業はかなり減ります

最初から全部やろうとすると

作るのにも時間がかかり

動かない所も増えます

一番時間を取られている

1つの作業から始めるのが

おすすめです

5つ目

誰が直すかを決めること

半年後に

列が1つ増えた

取引先が1つ増えた

こういう変化は

必ず起きます

その時に

誰が直すのか

自分で直せる形にするのか

頼んで直してもらうのか

最初に決めておくと

困りません

自分で直すつもりなら

設定は表の1枚目に

まとめておくのがおすすめです

店の一覧

送り先のメール

締め日

ここを書き換えるだけで

動きが変わるようにしておくと

中身を触らずに済みます

6つ目

ファイルの置き場所と

名前の付け方を決めること

「売上_2026年10月」

「売上10月最新」

「売上10月_修正版2」

こうなっていると

どれを読めばいいのか

機械には分かりません

置き場所を1つにして

名前の形をそろえる

これだけで

自動化の半分は

終わったようなものです

最後に

どのくらい得をするのか

ざっくり数えておくと

頼むかどうか決めやすいです

例えば

毎月の集計に3時間

それが12か月で36時間

3人で回していれば

もっと増えます

作るのにかかる手間と

比べてみてください

毎月くり返す作業ほど

早く元が取れます

逆に

年に1度しかやらない作業は

手でやる方が

早いこともあります

何でも自動にするのが

正解ではありません

ここからは

道具の話を少しだけ

Excelならマクロ

Googleのスプレッドシートなら

Apps Script

どちらも表の中で動くので

今の表をそのまま使えます

ファイルが何十個もある

人が何人も入力する

こうなってきたら

Webのシステムに

移す方が向いています

同時に入力しても

壊れにくいからです

よくある失敗もひとつ

自動化した後に

元の手作業の手順を

誰も覚えていない

自動の仕組みが止まった日に

誰も集計できない

これは避けたいところです

手順を書き出した紙は

捨てずに残しておきます

1つ目の作業が

ここでも効いてきます

依頼するときは

この3つがあると早いです

・今のExcelの見本

　中身は架空の数字でも大丈夫です

・できあがりの見本

　手で作った物で十分です

・毎月どこで困っているか

完成形が分からなくても

困っていることが分かれば

形にできます

ココナラでは

Excelとスプレッドシートの

自動化を出品しています

今の表を見て

どこまで自動にできるか

相談から始められます

次回は

また別の話を書きます