スプレッドシートを作り直す前に、手で打っている所を数える

締めの表が複雑になり「一から作り直したい」と思ったら、先に、毎月手で打っている所を数えてください。数が少なければ、表は今のまま、その所だけを式にすれば足りることがあります。この記事では、数え方と、そのあとの決め方を順にまとめました。

作り直すと、表に入った工夫も消える

長く使ってきた表には、シートの順番や確かめの欄など、締めを回すための工夫が入っています。一から作り直すと、その工夫をもう一度見つけ直すことになります。時間も費用もかかり、使う人は新しい手順を覚え直します。

だから私は、作り直しを考える前に「今の表のどこが手作業か」を見ます。手作業の所だけを式にできれば、シートも手順書も、ほとんど今のままで使えます。

手で打っている所を数える3つの手順

① 1か月の締めの手順を、上から書き出す

どのシートを開いて、どのセルに、何を入れているか。「貼る」「打つ」「見比べる」に分けて、1行ずつ書きます。手順書があるなら、その章の番号を横に書いておくと、あとで見返しやすくなります。

② 打っている数字の「出どころ」を横に書く

手で打っている数字の多くは、どこかの表から目で拾ったものです。「データのシートの合計」「ピボットの今月の行」のように、どこから写したかを書きます。出どころが書ける数字は、式にできる見込みが高い数字です。

③ 先月の手入力の値を、式で出せるか確かめる

先月の締めで手で打った値と、式で出した値を並べ、同じになるかを見ます。全部そろえば、式に入れ替えても同じ数字が出ると分かります。そろわない所は、式の誤りか、手で打つ理由のある所です。

照合が FALSE のときに見る所は、こちらの記事にまとめました。

スプレッドシートの照合がFALSEのとき最初に見る6か所

どこまで自動にするかは、3つの案で考える

数え終わったら、次の3つの案で考えると決めやすくなります。

・案1：手で打っている所だけを式にする（シートはなるべく足さない）

・案2：案1に加えて、毎月まとめる表も自動で出す

・案3：案2に加えて、別のファイルの表ともつなぐ

案1は、今の手順書をほぼそのまま使えます。案3は手で打つ所がさらに減る一方で、つないだ表の列を動かせなくなるなど、守る決まりも増えます。

目安は、使う人が覚え直せる量です。案1で始めて、慣れてから案2・案3へ広げることもできます。

作り直したほうがよい場合もある

数えてみても、作り直しのほうが向いている場合があります。

・元のデータの列の並びが、毎月のように変わる

・表が重く、開くたびに長く待たされる

・手順を知っている人がいなくなり、なぜその欄があるのか分からない

こうした表に式を足しても、また別の所で止まりやすくなります。この場合は、作り直しを考えます。そのときも、①で書き出した手順と②の出どころは、新しい表の下書きにそのまま使えます。

次の締めで、手で打ったセルに色を付ける

・作り直す前に、手で打っている所を数える

・打っている数字の出どころを書き、先月の値と式の値を並べて確かめる

・自動にする範囲は3つの案で考え、あとから広げる

次の締めのとき、手で打ったセルに薄い色を付けてみてください。Excel でも Googleスプレッドシートでも、「塗りつぶしの色」で付けられます。締め終わってから表を見渡すと、どこを式にすればよいかが目で分かります。

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業務効率販売所です。EC・リユースの仕事で、売上や出品の表を自分で作ってきました。いまは、お使いの表を残したまま、手で打っている所を式でつなぐご相談を受けています。

ご購入前のご相談は、サービスページの「見積り相談」からどうぞ。表を送っていただくときは、個人情報を消したものでお願いします。

※生成AIと一緒に書いています。式と手順は自分で確かめています。