年賀状の宛名をExcelの住所録から作る前に、整えておきたい5つのこと

はじめに

年賀状の宛名は、Excelの住所録があれば一度にまとめて作れます。ところが、住所録の書き方がそろっていないと、縦書きにしたときに数字が横に倒れたり、会社名と名前が同じ行に詰まったりして、手直しに時間がかかります。この記事では、宛名を作る前に住所録で整えておきたい点を5つ紹介します。

1. 郵便番号は「7けた・ハイフンなし」にそろえる

郵便番号は、はがきの赤い枠に1けたずつ入ります。「123-4567」と「1234567」が混ざっていると、枠からずれる原因になります。ハイフンなしの7けたにそろえておくと安心です。

先頭が0の郵便番号は、Excelが数値として扱うと0が消えてしまいます。郵便番号の列は「文字列」にしておきましょう。

2. 住所は「都道府県から番地まで」と「建物名」で列を分ける

縦書きの宛名では、建物名や部屋番号を2行目に下げて書くと読みやすくなります。住所を1つのセルにまとめて入れていると、どこで改行するかを1件ずつ決めることになります。

・住所1：東京都千代田区○○1-2-3

・住所2：○○マンション101

のように、最初から2つの列に分けておくのがおすすめです。

3. 番地の数字は、縦書きで漢数字になる

横書きの「1-2-3」は、縦書きでは「一ー二ー三」のように漢数字で書くのが一般的です。住所録は横書きのまま（算用数字のまま）で問題ありません。宛名を作るときに変換すれば、元の住所録を書き換えずに済みます。

ただし、「1丁目2番地3号」と「1-2-3」が混ざっていると、変換後の見た目がそろいません。どちらかの書き方に統一しておくと、仕上がりがきれいになります。

4. 連名・会社名・部署は、それぞれ別の列にする

ご夫婦やご家族に送るときの連名、会社宛ての会社名や部署名は、名前と同じセルに入れずに、別の列に分けておきます。

・氏名：山田 太郎

・連名：花子

・会社名：株式会社○○

・部署・役職：営業部 部長

列が分かれていれば、会社名を住所の左に一段下げて書く、連名の名前の頭をそろえる、といった配置が自動でできます。

5. 敬称は「様」と「御中」を使い分ける

個人宛ては「様」、会社や部署そのものに宛てるときは「御中」を使います。「株式会社○○ 御中 山田様」のように、御中と様を一緒に使うのは誤りです。担当者の名前がわかる場合は、会社名と部署を書いたうえで、名前に「様」を付けます。

住所録に「敬称」の列を作り、相手ごとに「様」か「御中」を入れておくと、宛名を作るときに迷いません。

まとめ

住所録の段階で、郵便番号・住所の列分け・番地の書き方・連名や会社名の列・敬称の5つを整えておくと、縦書きの宛名を一度にきれいに作れます。今年の分を作る前に、一度住所録を見直してみてください。

住所録はあるけれど、宛名の作り方がわからない、印刷位置がうまく合わないという方向けに、Excelの住所録から縦書きの宛名面PDFを作るサービスを出品しています。下のサービスからご相談ください。