CSVをまとめた後に「全件入った」と確認する4つの数字

複数のCSVを1つのExcelへまとめたあと、合計金額だけを見て作業を終えていませんか。

合計がもっともらしく見えても、1ファイルだけ読み忘れた、途中の行が抜けた、同じファイルを二度読んだ、といった問題は残ることがあります。

架空の12支店・各20行のCSVなら、取り込む予定は「12ファイル・240行」です。集計後に「全件入った」と確認するには、次の4つを残しておくと原因を追いやすくなります。

1．受け取ったファイル数

最初に、対象フォルダへ何ファイル置いたかを確認します。12支店の予定なのに11ファイルなら、集計を始める前に不足へ気づけます。

2．ファイルごとの元行数

合計行数だけでなく、支店Aは20行、支店Bは20行というように、ファイル単位で件数を残します。1ファイルだけ0行、または極端に少ない場合を見つけやすくなります。

3．取り込み後の行数

各ファイルの元行数と取込行数を並べます。

予定20行／取込20行なら一致。予定20行／取込19行なら、途中で1行外れた可能性があります。12ファイル分の一致を確認してから、全体の240行を確認します。

4．元ファイル名と元の行番号

統合後の各行へ、どのCSVの何行目から来たかを残します。数字が合わないときに、元データまで戻って確認できます。

合計だけでなく「件数と出どころ」を見る

確認したい順番は次のとおりです。

・予定ファイル数と実際のファイル数

・ファイルごとの予定行数と取込行数

・全体の予定行数と取込行数

・統合後の行と元CSVの対応

金額の合計は大切ですが、それだけで取込漏れがないとは言い切れません。件数と出どころも一緒に残すことで、毎月の確認を短くしやすくなります。

出品サービスでは、同じ列構成のCSVを最大12ファイルまで、1つの統合表へまとめます。ファイル別の予定行数・取込行数の照合、元ファイル名と元行の記録、集計表1枚、操作手順書までが基本料金10,000円の範囲です。

掲載した12支店・240行は、説明用の架空データです。顧客実績ではありません。

購入前に、個人情報や機密情報を削除したサンプルと「CSVの個数」「おおよその行数」「必要な集計結果」をお知らせください。

https://coconala.com/services/4471308