月謝の未払いを減らす3つの工夫｜個人教室の先生向け

こんにちは、おけいこ事務局のカネです。習い事・個人教室の「月謝・出欠・振替」の事務を、表計算で楽にするお手伝いをしています。

「今月まだ払っていない人、誰だっけ？」

生徒さんが20人を超えると、手帳や記憶だけで月謝を管理するのは大変になってきます。言いにくいお金の話だからこそ、「人の気づかい」より「しくみ」で減らすのがおすすめです。今日は、すぐにできる3つの工夫を紹介します。

■1. 支払い期限を「毎月〇日」とはっきり決める

「月のはじめにお願いします」より「毎月10日まで」の方が、保護者の方も忘れにくくなります。先生も「期限を過ぎた人」だけを見ればよくなるので、期限前の人に声をかける気まずさもなくなります。

■2. もらった日を、その日のうちに1か所へ記録する

現金・振込・アプリ払いと方法が混ざると、記録がバラバラになりがちです。月謝をもらったら、1つの表の「その月の欄」に日付を入れるだけ、と決めておくと、あとで探さずに済みます。日付まで残しておくと、「いつ払ったかしら？」と聞かれたときにもすぐ答えられます。

■3. 「まだの人」を色で見えるようにする

ExcelやGoogleスプレッドシートなら、期限を過ぎて空欄のままの欄を、自動で赤くする設定ができます。毎月その赤い欄だけを見ればよいので、確認の時間がぐっと短くなります。お知らせの文面もあらかじめ用意しておくと、やわらかい言い方で、毎回同じように伝えられます。

■おわりに

未払いのほとんどは、保護者の方の「うっかり」です。期限・記録・見える化の3つをそろえておくと、先生も保護者の方も、お互いに気持ちよく続けられます。

当店では、この3つをまとめた「月謝・出欠・振替の管理表」のテンプレートや、回数券・兄弟割引など教室の決まりに合わせた作成も承っています。気になる方は、ココナラのプロフィールからご覧ください。