振替レッスンの管理、手帳をやめるための3つのコツ

「先週お休みした○○さん、振替はあと何回残っていたっけ？」

レッスンの合間に手帳をめくって数える。個人教室の先生から、いちばんよく聞くお悩みです。

振替は「お休み」と「振替で来た日」が別々の日に起きるので、紙や手帳だとどうしても数え間違いが出ます。

今日は、手帳をやめて振替をすっきり管理するための3つのコツをまとめました。

■コツ1　お休みも振替も「1行に1回」で書く

生徒さんごとにページを分けるのではなく、日付・名前・「お休み」か「振替」かを1行ずつ書いていきます。

あとから「この人の分だけ」を数えやすくなり、書き忘れにも気づきやすくなります。

■コツ2　残り回数は「数える」のではなく「引き算」で出す

残りの振替＝お休みの回数 − 振替で来た回数。

この引き算を毎回頭でやると間違えるので、表にまかせてしまいます。スプレッドシートなら、名前ごとの回数を自動で数えて引き算できます。

■コツ3　期限があるなら、期限も一緒に書いておく

「振替は翌月末まで」などの決まりがある教室は、お休みの行に期限も書いておきます。

期限が近いものに色が付くようにしておくと、「使い切れずに消えてしまった」というトラブルを防げます。

■まとめ

・1行に1回で書く

・残りは引き算で出す

・期限も一緒に書く

この3つだけで、振替の数え直しはほとんどなくなります。

おけいこ事務局では、この考え方で作った「月謝・出欠・振替の管理表」をお渡ししています。

すぐ使える表（テンプレート）と、教室の決まりに合わせて作るオーダーの2つがあります。

回数券や兄弟割引など、教室ごとの決まりがある方はオーダーのほうが合うと思います。お気軽にご相談ください。

▼教室に合わせて作るオーダー

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▼すぐ使えるテンプレート（1,500円）

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