OneDriveとSharePoint、ファイルはどっちに入れる？使い分けの基準

Microsoft 365を導入した小規模オフィスで、よく聞くのが「ファイルはOneDriveとSharePoint、どっちに入れればいいの？」という疑問です。どちらもクラウドにファイルを保存する場所なので、最初は違いが分かりにくいと思います。

結論から言うと、分け方はシンプルです。

OneDrive＝「自分の作業場」：自分が作成中・編集中のファイル、下書き、まだ誰にも見せないもの

SharePoint＝「みんなの保管庫」：他の人も見るファイル、完成した資料、担当が変わっても引き継ぐもの

この前提で、よくある3つの場面を見ていきます。

1. 共有したいファイルを、OneDriveからリンクで配っている

見積書や提案書を自分のOneDriveに入れて、共有リンクを社内や取引先に送る。これは手軽なのですが、そのファイルの「持ち主」はあくまで自分です。

担当者が退職したりアカウントが削除されたりすると、リンク先のファイルごと消えてしまうおそれがあります。「前に送ったはずの資料が開けない」は、このパターンで起きがちです。

他の人が使い続けるファイルは、最初からSharePoint（チームの場所）に入れておくのが安全です。

2. 下書きまで全部SharePointに入れて、共有だらけになる

逆に、なんでもSharePointに入れると、作成途中の下書きまで他の人から見える状態になります。フォルダが増えて「どれが最新版か分からない」という混乱も起きやすくなります。

作成中はOneDriveで作業して、固まったらSharePointへ移す。この二段構えにすると、下書きと確定版が自然に分かれます。OneDriveからSharePointへは、ブラウザ上で「移動」の操作ができます。

3. Teamsにファイルを貼ったのに、置き場所がバラバラ

Teamsでファイルを扱うときも、実は置き場所は自動で分かれています。

チームの投稿に添付したファイル → SharePointに入る（チーム全員のもの）

個人チャットに添付したファイル → 自分のOneDriveに入って、相手に共有される形になる

「Teamsに置いたファイルが見つからない」ときは、この仕組みを知っていると探す場所が絞れます。引き継ぐべきファイルをチャットでやり取りしていた場合は、SharePointへの移し替えを検討してください。

判断に迷ったら

ファイルごとに、この1つだけ自問してみてください。

「自分が休んだり辞めたりしても、このファイルは残っていないと困るか？」

困る → SharePoint

自分だけの作業用で困らない → OneDrive

この基準だけ決めておけば、日々の保存先で迷うことはだいぶ減ります。

ファイルの置き場所は、導入直後に決めておくほど後が楽になります。使い分けのルール決めや、SharePointのフォルダ構成で止まっている方は、チャットでご相談ください。