シフトのカレンダー登録で二重予定を防ぐ

シフト表をカレンダーに入力した後、勤務が変更になった。新しい予定は登録したものの、前の予定が残り、どちらが正しいか分からなくなる。表と予定の両方を直していると、二重登録や消し忘れが起きやすくなります。

私は給与・勤怠まわりの事務で、転記の後に変更を追う作業も大切だと感じています。カレンダーへ登録する仕組みは、最初に予定を作るだけでなく、同じ表をもう一度実行した時に何をするかまで決めておくと使いやすくなります。

■ 勤務記号と登録先を対応させる

最初に、勤務記号ごとの開始・終了時刻を表にします。「日」は9時から18時、「夜」は22時から翌朝7時など、架空の例で整理します。翌日に終わる記号は、終了の日付まで含めて確かめます。

次に、対象者の識別番号と登録先のGoogleカレンダーを対応させます。表示名だけで決めず、一人につきどのカレンダーを使うかを確認します。見本では架空名と架空番号を使い、実際の登録先は利用する環境で設定します。

勤務表は、対象月の全日付と対象者を含む形にそろえます。途中の数日だけを取り込んで、それ以外の予定を不要と判断する仕組みでは、残すべき勤務まで消すおそれがあります。読み取る範囲を決め、月末の夜勤が翌月に続く例も試してください。

■ 追加だけでなく変更と休みも試す

二重登録を防ぐには、「識別番号と勤務日」のような組み合わせで、すでに作った予定と表を照らし合わせます。題名が同じだから同じ予定、という見分け方だけでは、時刻の変更や別日の勤務を区別しにくくなります。

最初の確認は、練習用のカレンダーで次の順番に行います。

1. 架空のシフトを一度登録し、予定の件数を控える。

2. 表を変えずに再実行し、予定が増えないか見る。

3. 一日の記号を変更し、前の時刻が残らないか見る。

4. 一日を「休」に直し、その勤務予定だけが消えるか見る。

新しい予定の作成だけ成功しても、元の予定が残れば二重になります。変更前と変更後の時刻を比べ、必要な予定の追加・更新・削除がそれぞれできるかを確認します。

空欄を休みと同じ扱いにしないことも大切です。空欄は入力途中かもしれません。知らない記号や空欄がある日は確認表へ出し、既存の予定を保留する形なら、未入力で予定が消える事故を減らせます。

■ 自動で作った予定を区別して控える

カレンダーには手で入れた予定もあります。自動で作った予定に専用の目印を付け、作成時の識別情報を控えると、変更する対象を区別できます。同じ日にあるという理由だけで、私用や別の業務の予定まで消さないようにします。

勤務の修正は元のシフト表で行い、同期する側をそろえます。カレンダーだけで時刻を直すと、次の実行で表の時刻に戻る可能性があります。どちらを基準にするかを決め、同期中は表や予定の編集を避ける運用にします。

実行前に変更件数を見ることも役に立ちます。一日を直したつもりなのに、多数の予定が削除対象になっていれば、対象月や読み取り範囲が違うかもしれません。変更件数の上限を設け、超えた時は処理を止めて確認する形にします。

操作の控えには、対象者、勤務日、変更前後の時刻、処理結果を残します。途中で止まった場合は、控えと実際の予定を比べてから再開します。権限の問題や強制終了では元へ戻せない場合もあるため、復元を試した結果まで確認します。私も転記する仕組みでは、再実行して同じ結果になるかを大切にしています。

■ 自動にしたい方へ

シフト表から対象者別のGoogleカレンダーへ勤務予定を登録し、変更分を反映する仕組みをお作りします。シフト自体の作成、招待付き・繰り返しの予定は対象外です。架空の表と記号の時刻をご用意ください。

https://coconala.com/services/4448915