資料を送ったあと、結局また説明している｜聞かれたことを案内に戻す3つの欄

「それは料金に入っていますか？」

資料を送った相手に聞かれて、前と同じ説明をもう一度打つ。内容も料金も決まっているのに、送った案内だけでは伝わりきらない。そんな場面はありませんか。

ひとり・少人数でサービスを提供している方へ。今回は、送付後に聞かれたことを使い、今ある資料の一か所を直します。コピー用のシートと記入例は、最後まで無料で使えます。

■ 「書いてある場所」まで確かめる

目指すのは、受け手が「料金はいくらか」「何が含まれるか」「次に何をすればよいか」を、自分で見つけられる状態です。

実際に聞かれた質問を一つ思い出し、資料のどこを見れば答えられるか探してください。答えがあっても、料金と条件が離れていれば、一緒に読める位置へ移します。答えがなければ、何が不足しているかを書き出します。

■ コピーして使う、3つの質問シート

【受け手の質問 → 資料の場所 → 不足情報】

1．いくらで、どこまで頼める？

質問：＿＿＿＿

答えの場所（ページ・見出し）：＿＿＿＿

不足情報：＿＿＿＿

2．その料金に、何が含まれる？

質問：＿＿＿＿

答えの場所（ページ・見出し）：＿＿＿＿

不足情報：＿＿＿＿

3．頼みたいとき、最初に何をする？

質問：＿＿＿＿

答えの場所（ページ・見出し）：＿＿＿＿

不足情報：＿＿＿＿

質問欄は、実際に聞かれた言葉に置き換えます。まだ送っていなければ、上の3問で試せます。場所がなければ「なし」、不足がなければ「なし」と書けば大丈夫です。

最後に、今日直す一か所：＿＿＿＿

確認する元原稿・条件：＿＿＿＿

■ 記入例：チラシの文章校正

ここからは架空の例です。実際の受注実績や、当方の提供サービスではありません。元メモで確定している条件の一部が、案内から抜けている設定です。

1．「3,000円で何枚ですか？」

→ 1ページ目「料金」

→ 「A4片面1枚まで」が抜けている。

2．「レイアウトも直せますか？」

→ 1ページ目「内容」

→ 誤字脱字の確認と修正案PDFの返送が対象で、デザイン変更は含まないことが抜けている。

3．「まず何を送ればよいですか？」

→ 末尾「ご相談ください」

→ 相談フォームへ原稿PDFと希望日を送ることが抜けている。

■ 一文を、こう直す

整理前

「チラシの文章を校正します。3,000円。詳しくはご相談ください。」

整理後

「A4片面1枚まで3,000円。誤字脱字を確認し、修正案をPDFで返します。デザイン変更は含みません。相談フォームから原稿PDFと希望日をお知らせください。」

金額の隣に量と作業範囲を置き、最後に送るものを示しました。相手は資料を見ながら、自分の依頼が範囲に入るか、何を準備するか確認できます。

ご自身の案内では、確定した元原稿と照合してから直してください。未定の料金や納期を、文章を完成させるために補う必要はありません。

メモから5枚へ整えた別の架空作例も見られます。

メモはあるのに、資料にできない｜商品撮影の架空例で見る5枚の組み立て方

■ 資料に整える作業を任せたい方へ

シートで見つけた一か所は、ご自身で直せます。内容は決まっていて、ページ全体の順番・見出し・文章量・配置まで整えたい方には、資料制作を承っています。

1サービス・1用途、5,000円で表紙込み最大5枚。1〜4枚も同額です。PPTX・PDF納品、同じ目的・原稿の範囲でまとめて1回の修正を含みます。範囲と納期は購入前に合意します。

制作では外部AIを補助に使い、購入前に了承を確認します。個人情報・機密情報を除いた、入力を許可できる原稿をご用意ください。

※この記事はAIを活用して制作しています。