前任者が作ったスプレッドシートを引き継ぐとき、最初にやる3つのこと

「作った人が辞めてしまった」「外注先と連絡がつかない」

そんなスプレッドシートを引き継いで、どこを触ればいいか分からない……という相談はとても多いです。

いきなり直そうとすると、別の場所の計算が崩れることがあります。

この記事では、触る前にやっておくと安心な3つのことをご紹介します。

■ 1. まずコピーを作る（本番には触らない）

最初にやることは、ファイルのコピーを作って、そちらで試すことです。

Googleスプレッドシートなら「ファイル → コピーを作成」で、関数もGAS（Google Apps Script）もまとめて複製できます。

・本番のシートは、直し方が決まるまで触らない

・コピーには「テスト用」と分かる名前をつける

・GASに「毎朝メールを送る」などの自動実行があるときは、コピー側で勝手に動かないよう注意する

■ 2. 「どこが、どこを使っているか」を1枚の表にする

引き継いだシートが怖いのは、つながりが見えないからです。

次のような表を1枚作るだけで、ぐっと触りやすくなります。

例（架空の売上管理シート）

・注文データ：中身：注文CSVを貼る場所 ／ どこから来るか：手で貼り付け ／ どこで使われるか：集計・月次

・集計：中身：商品別の合計 ／ どこから来るか：注文データ（SUMIFS） ／ どこで使われるか：月次・グラフ

・月次：中身：月ごとの売上 ／ どこから来るか：集計（参照） ／ どこで使われるか：毎月1日のメール（GAS）

ポイントは「どこから来るか」と「どこで使われるか」を両方書くことです。

直したい場所の下流（そこを使っている場所）が分かれば、直したときに影響が出る範囲も分かります。

調べるときは、

・セルを選んで、数式バーで参照先を確認する

・「拡張機能 → Apps Script」を開き、シート名で検索して、GASがどのシートを読み書きしているか確認する

の2つで、たいていのつながりは見えてきます。

■ 3. 直す前と後で、同じ数字を比べる

直したあとは、修正前と修正後で、変わってほしくない数字が変わっていないかを確かめます。

・先月の売上合計など、答えが分かっている数字を1つ決めておく

・修正前のコピーと修正後のコピーで、その数字を比べる

・変わった場合は、意図した変更によるものかを確認する

「動いたからOK」ではなく、数字で確かめておくと、あとから「いつから合わなくなった？」と悩まずにすみます。

■ まとめ

・コピーを作って試す：ポイント：本番には触らない。自動実行に注意

・つながりを1枚の表にする：ポイント：「どこから来るか」「どこで使われるか」を両方書く

・直す前後で数字を比べる：ポイント：答えが分かっている数字で確かめる

「表を作る時間がない」「GASの中身が読めない」という場合は、シートの構成を読み解いて1枚の表にまとめ、小さな修正1つまで行うサービスも承っています。

▶ 他人が作ったスプレッドシート・GASを直します

https://coconala.com/services/4441070

※この記事の例は、説明用に作成した架空のシートです。