月末の売上集計を自動にする前に 手作業を「いつ・どこから・どこへ」で書き出す

こんにちは、ミチアカリの中根です。地域のお店や教室のチラシ・ホームページ・LINEまわりを作っています。

スプレッドシートの作業を自動にしたいと思ったとき、最初にやることは関数やスクリプトを調べることではありません。今の手作業を、1行ずつ書き出すことです。毎回同じところと毎回違うところがわかると、自動にする部分と人が残す部分がはっきりします。

今回は、月末の売上集計を例に、書き出しの表の作り方を説明します。カバー画像は架空のカフェで作った見本です。

■ 1行に1つの作業を書く

新しいシートを1枚作り、列を「いつ」「どこから」「何をする」「どこへ」「自動にする？」の5つにします。

そこに、月末にやっている作業を思い出せる順に1行ずつ書きます。たとえばカフェなら、次のようになります。

・月末の夜、レジの日別売上のCSVを開いて「売上」シートに貼る

・「売上」シートから月の合計を出して「月まとめ」に書く

・仕入れのノートを見ながら金額を打ち込む

・翌月1日、先月と並べて見る

・税理士さんに渡すためにファイルを保存する

細かく分けすぎなくて大丈夫です。1行が「どこかから取ってきて、どこかに置く」になっていれば十分です。

■ 「どこから」と「どこへ」が毎回同じ行を探す

自動にしやすいのは、取ってくる場所と置く場所が毎月変わらない行です。上の例なら、レジのCSVから「売上」シートへ、「売上」から「月まとめ」へ、の2行がそれにあたります。

反対に、紙のノートから打ち込む行は、紙を読む作業が人に残ります。先に「仕入れもシートに直接入れる」形に変えられないかを考えておくと、あとから自動にできます。

■ 人が見る行は、あえて残す

「先月と並べて見る」は、数字を並べるところまでは自動にできます。でも、見て判断するのは店長です。判断まで自動にしようとすると、表はできても使われなくなります。

書き出しの表に「しない（人が見る）」と書いておくと、どこまで作ればいいかの線が引けます。

■ ボタン1つにまとめる順番

「する」になった行を上から並べて、1つのボタンで順に動くようにします。最初から全部をつなげず、1行目だけ動かして結果を確かめ、問題なければ2行目を足していきます。途中で止まったとき、どこが原因かを探しやすくなるからです。

もう1つ、元のデータを上書きしない形にしておきます。たとえば「売上」シートに貼る前に、先月分を別のシートに写しておく。この一手があるだけで、うまくいかなかったときにやり直せます。

■ まとめ

・新しいシートに、手作業を1行ずつ書き出す

・「どこから」「どこへ」が毎回同じ行が、自動にしやすい

・人が判断する行は残して、線を引いておく

・1行ずつ動かして確かめながら、ボタンにまとめる

書き出しの表ができていれば、自分で作る場合も、人に頼む場合も話が早く進みます。

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