AIへの頼み方を練習｜問い合わせ返信を自分で直す3つの問い

「返信文を考えて」とAIに頼んだら、丁寧な文章が出てきた。

でも、少し長い。お店で決めていないことまで書かれている。

そんなときは、答えを見ながら頼み方を直してみましょう。

今回は、清掃業の問い合わせを題材に、3つの問いで練習します。

実在のお客様とは関係のない架空の例です。そのまま練習に使えるよう、個人情報は入れていません。時短や売上への効果を検証した事例ではありません。

■ 練習に使う問い合わせ

「洗濯機のクリーニングをお願いしたいです。料金はいくらですか？」

このお店では、料金を案内する前に、洗濯機の種類とメーカー・型番を確認することにします。

お客様の機種、案内できる料金、対応できるかどうかは、まだ分かっていません。

まず、AIに何をしてもらうかを考えてみてください。

■ 問い1：この返信を読んだ相手に、何をしてほしい？

「丁寧な返信を作る」だけだと、文章の雰囲気は伝わっても、返信の目的ははっきりしません。

今回、お客様にしてほしいのは何でしょうか。

次の一文を、自分の言葉で埋めてみてください。

「この返信の目的は、お客様に＿＿＿＿を教えてもらうことです」

この例なら、洗濯機の種類とメーカー・型番を教えてもらうことです。

目的が決まると、「お問い合わせありがとうございます」だけで終わっていないか、必要な質問が入っているかを、自分で見られます。

接客の言葉をきれいにする前に、今回のやり取りをどこまで進めたいのか決めてみましょう。

■ 問い2：今、言ってよいことと、まだ言えないことは？

次の文章は、確認の練習用に作った例です。実際のAI出力ではありません。

「お問い合わせありがとうございます。洗濯機クリーニングは15,000円で対応できます。型番の写真を送ってください」

この中で、材料だけでは決められない部分はどこでしょうか。

まず「15,000円」。今回は料金表を渡していません。

次に「対応できます」。機種も、対応できるかどうかも未確認です。

さらに「写真を送ってください」。このお店が写真を受け付けるかは、材料にありません。

写真をお願いすること自体が悪いわけではありません。自分のお店で受け付ける方法として決まっているか、確認する必要があるということです。

AIに渡すときは、例えば次のように添えられます。

「料金と対応可否は未確認です。金額や対応の約束を作らないでください。写真の受付方法も決めていないので、追加しないでください」

分からない部分を「未確認」と書くことも、役立つ材料になります。

■ 問い3：何を変えて、何を残してほしい？

長い返信を見て「もっと短く」と頼んだら、必要な質問まで消えてしまうかもしれません。

そこで、変えたいところと、残したいところを一緒に伝えます。

「お礼は短くして、確認したいことを箇条書きにしてください。洗濯機の種類とメーカー・型番を聞くことは残してください。分からない部分は『不明』でよいと添えてください。料金や対応可否は約束しないでください」

一度で完成させようとしなくても大丈夫です。

出てきた文章を見て、「ここを変えたい」と具体的に頼む練習をしてみましょう。

■ 3つをまとめて、実際に頼んでみる

次の文章を使って、返信の下書きを一つ作ってみてください。これは練習用の依頼文で、結果は使うAIや会話の状況によって変わります。

【AIへの依頼文】

架空の問い合わせへの返信案を作ってください。

問い合わせ：

「洗濯機のクリーニングをお願いしたいです。料金はいくらですか？」

目的：

洗濯機の種類とメーカー・型番を教えてもらうこと。

お店の方針：

その情報を確認してから、事業主が料金表と対応条件を調べて案内する。

未確認：

お客様の機種、料金、対応可否、写真の受付方法。

完成形：

やわらかい敬語で180字以内。お礼を短くし、確認事項を箇条書きにする。分からない部分は「不明」でよいと添える。お客様向けの返信本文だけを出す。

点検：

未確認の金額・対応の約束・受付方法を加えず、必要な質問が残っているか確かめる。下書きだけを作り、送信はしない。

【依頼文はここまで】

最初の回答が長ければ、どの説明を短くするか伝えます。

必要な質問が抜けていれば、その質問を戻してもらいます。

大切なのは、出てきた文章を「丁寧だから大丈夫」で終わらせないことです。

・知りたい情報を尋ねているか

・決めていない約束が増えていないか

・お客様が次に何を答えればよいか分かるか

この3点を、自分で確認してください。AIに点検を頼んでも、人の確認は必要です。

■ 最初は、架空の1通で十分

AIへ材料を渡す準備や、回答を確認して直す手間はかかります。短い定型文なら、自分で書く方が早いこともあります。

まずは今回の例で、一つ下書きを作り、気になったところを一か所直してみてください。上手な言い回しを覚えるより、自分が何を頼み、何を確認するのか分かることを目標にしましょう。

実際の仕事に使う前には、最新の料金表や対応条件と照合します。お客様の名前・連絡先・詳しい住所など、下書きに不要な情報は入力せず、利用するAIの情報の扱いも確認してください。

「自分の仕事だと、何を伝えればよいか分からない」という方には、AIへの質問・回答の確認・修正を一緒に練習するサポートをしています。

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