ChatGPTを仕事で試すなら。「案内文からやることを整理する」練習

ChatGPTが気になるけれど、仕事の何に使えばいいのか分からない。そんなときは、短い案内文を「自分がやること」に整理する練習から始めてみませんか。

今回は架空の文章を使います。実際の社内文書やお客様の情報を入力する必要はありません。

■ この文章を、どう整理する？

「資料提出は水曜日17時まで。ファイル名は部署名_氏名。送付先は共通フォルダ。質問は担当者へ。」

そのまま「まとめて」と頼むより、どんな形で読みたいか、分からない部分をどう扱うかまで伝えてみます。

■ コピーして試せる質問文

次の案内文から、私がやることを3つ以内の箇条書きにしてください。締切・ファイル名・提出先を残してください。書かれていない日付、URL、担当者名は補わず、「要確認」として分けてください。

案内文：資料提出は水曜日17時まで。ファイル名は部署名_氏名。送付先は共通フォルダ。質問は担当者へ。

■ 整理するときの見本

・資料を準備する。

・ファイル名を「部署名_氏名」にする。

・水曜日17時までに共通フォルダへ提出する。

要確認：水曜日の具体的な日付、共通フォルダの場所、質問先の担当者。

これは説明のために私が作った見本です。ChatGPTの実際の出力を転載したものではありません。回答は毎回同じとは限りません。

■ 答えが出たら、ここを見る

①「17時」が抜けたり、違う時間になったりしていないか。

②「部署名_氏名」の指定が変わっていないか。

③ 書かれていないURLや名前を、勝手に足していないか。

もし情報が足されていたら、「元の文章にある情報だけに戻してください」と追加で頼み、もう一度原文と比べます。指示を書けば必ず間違いがなくなる、というわけではありません。

この練習でできるのは、文章の整理までです。資料の提出や予定登録が済んだことにはならないので、最後の作業は自分で確認します。

■ 初めてでも、仕事に近い練習はできます

最初は今回のような架空の文章で十分です。実際の仕事の情報を使う場合は、所属先のルールや利用できる環境を確認し、機密情報や個人情報を安易に入力しないようにしましょう。

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相談の最初の一言は、「初めてです」「何に使えるか知りたいです」だけでも大丈夫です。たとえば、返信文や旅行計画、日々のやること整理など、身近な用事1つで練習できます。個人情報や仕事の機密資料は不要です。内容を伺ってから、使う端末と希望日時を確認します。日程と参加方法が決まってからご購入ください。

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