生成AIで業務効率化！Excelの繰り返し作業を自動化する5つのステップ

毎月のExcel集計、データの転記、売上比較、報告資料の作成。

「先月も同じことをやったな……」

「この作業、もっと簡単にならないかな？」

そんなふうに感じたことはありませんか？

最近は、ChatGPTなどの生成AIを使って、仕事の進め方を見直す人も増えています。

でも、こんな疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

生成AIで本当に仕事を自動化できるの？

Excelの集計も自動化できる？

プログラミングを知らなくても始められる？

ChatGPTに何をお願いすればいい？

自分の仕事に合った仕組みを作れる？

実は、最初から専門知識を持っている必要はありません。

大切なのは、「こんなことができたらいいな」というアイデアを、少しずつ具体的にしていくことです。

今回は、AI初心者の方に向けて、生成AIを活用した業務効率化の考え方と、Excel作業の自動化に向けた5つのステップをご紹介します。

STEP1｜毎月繰り返している仕事を見つける

最初にすることは、自動化できそうな作業を探すことです。

例えば、こんな仕事はありませんか？

・毎月、複数のExcelファイルを開いて集計する

・商品別の売上や数量をまとめる

・前年と今年の実績を比較する

・集計結果を報告資料に転記する

・同じ形式の日報や月報を作成する

こうした作業の中には、決まった手順をパソコンに任せられるものがあります。

最初からすべてを自動化する必要はありません。

まずは、毎回同じ手順で行っている作業を一つ見つけましょう。

STEP2｜ChatGPTに「困っていること」を相談する

「自動化したいけれど、何から始めればいいかわからない」

そんな場合は、ChatGPTなどの生成AIに相談してみましょう。

例えば、次の文章をそのまま入力してみてください。

【AIへの相談例】

「毎月Excelで売上を集計しています。同じ作業を繰り返しているので、業務を効率化したいです。どの作業を自動化できそうか、一緒に考えてください。私はプログラミング初心者です。必要なことを一つずつ質問してください。」

これだけでも、相談を始められます。

AIが質問してくれたら、自分の仕事内容をわかる範囲で答えていきます。

最初から完璧な説明をする必要はありません。

STEP3｜やりたいことを具体的にする

例えば、最初の希望が、

「Excel集計を楽にしたい」

だったとします。

AIと会話を進めることで、次のように整理できるかもしれません。

最初の希望

Excelの作業を楽にしたい

↓

現在の仕事内容

毎月、複数のExcelファイルから商品別の売上を集計している

↓

自動化したいこと

ファイルを選ぶだけで、月別・商品別の集計表を作りたい

↓

さらに実現したいこと

前年との比較や増減率の計算も行いたい

↓

将来の応用

集計結果から報告文の下書きまで作れたら便利

このように、最初は曖昧だったアイデアも、少しずつ具体的にできます。

ここで重要なのは、AIにすべてを丸投げするのではなく、AIと一緒に仕様を決めることです。

STEP4｜小さな自動化から試してみる

自動化する内容が決まったら、次は小さな試作品を考えます。

例えば、Excelの売上集計なら、

指定したExcelファイルを読み込む

商品別の売上を集計する

結果を別のExcelファイルに保存する

という処理から始められます。

このような決まった処理には、Pythonというプログラミング言語を利用する方法があります。

Pythonは、Excelデータの読み込みや集計など、繰り返し作業の自動化に利用できる仕組みです。

「Pythonなんて難しそう……」

そう感じるかもしれません。

しかし、生成AIに処理内容を説明し、プログラムの作成や修正を手伝ってもらうこともできます。

ただし、AIが作ったプログラムが必ず正しく動くわけではありません。

使用するパソコンの環境やExcelファイルの形式によっては、調整が必要です。

まずは架空のデータで試すことをおすすめします。

STEP5｜結果を確認し、少しずつ改善する

自動化で最も大切なのは、実行できることだけではありません。

正しい結果が得られることです。

例えば、売上集計を自動化した場合は、

・元のExcelと集計結果が一致しているか

・空欄や入力ミスを適切に扱えているか

・前年との比較が正しく計算されているか

・処理できなかったデータが残っていないか

などを確認します。

特に売上金額や数量などは、人による確認が必要です。

また、会社の機密情報や顧客情報を、許可なく外部の生成AIに入力しないよう注意してください。

最初は小さな処理から始め、確認と修正を繰り返すことが大切です。

生成AIは「答えを出す道具」だけではありません

ここまで紹介した5つのステップで、最初から難しいプログラミングをする必要はありません。

まずは、

「毎月のこの作業、もっと楽にできないかな？」

という疑問をAIに相談することから始められます。

生成AIは、文章を作ったり質問に答えたりするだけでなく、やりたいことを整理し、実現方法を一緒に考えるための道具としても活用できます。

そして、繰り返し行う処理をPythonなどで自動化することで、AIとの相談を実際の業務改善につなげられる可能性があります。

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「相談の始め方はわかったけれど、その先が難しそう」

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そんな方に向けて、AI業務自動化教材を用意しています。

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この教材では、Excelの集計・比較・報告作業などを題材に、Pythonによる自動処理とAIの活用方法を学べます。

また、決められた作業を実行するだけでなく、「こんなことができたらいいな」というアイデアを整理し、自分の仕事への応用を考えるためのヒントも紹介しています。

すべての業務がそのまま自動化できるわけではありませんが、業務効率化の第一歩を考えるための参考にしていただけます。

まずは、あなたの仕事の中にある「毎回同じことをしている作業」を一つ見つけてみませんか？

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