案内文を出す前に、まだ決まっていないことだけを質問してもらう

案内文は、ほぼ書けたように見えて、まだ空いているところがあることがあります。

たとえば、来週の対応時間を変えるお知らせ。下書きはできています。読み返すと、自分でも決まっていないことが残っています。何曜日からなのか。すでに入っている予約の人はどうするのか。急な連絡は、その週も受けられるのか。

この穴をAIに埋めさせると、危ないです。それらしい条件が、文章の中に自然に入ってしまうからです。お客様は、それをこちらの決定として読みます。あとから「まだ決めていませんでした」と直す方が、最初から空欄にしておくより手間になります。

出す前に頼むのは、質問だけです。答えは書かせません。

次の案内文を、まだ送らない前提で読んでください。

やってほしいことは一つです。文面から、まだ決まっていないこと、お客様が誤解しそうなことを、質問の形で出してください。

条件は次のとおりです。

・質問だけを書く。代わりの文案や、仮の日時、金額、条件は出さない

・案内文にすでに書いてあることを、質問にしない

・質問は5つ以内

・各質問のうしろに、その点が空いたままだとお客様がどう読むかを、一文で添える

案内文：

（ここに下書きを貼る）

返ってきた質問に、自分で答えられるものだけを、案内文へ足します。まだ決められないものは、確認できるまで案内を保留します。AIから質問が出なかった場合も、日時や対応条件を自分の記録で確認します。質問の数だけで、送ってよいかを決めません。

質問の例は、こんな形です。「開始日は、何曜日ですか。空いたままだと、来週のいつからなのかが読めません」。これに自分で日付を入れてから、文に足します。AIが出した質問の文言を、そのままお客様への文にはしません。質問は、自分のための点検です。

決まっていないことを隠さないための読み合わせとして、使っています。案内は、出したあとに届く人の予定を動かすことがあるので、空欄のままの条件は残さないようにしています。

対応時間の案内なら、こんな穴が残ります。「来週から」とだけ書いて、日付がない。すでに予約がある人への例外がない。問い合わせ先が、普段と違うのかどうかも書いていない。質問として出してもらえれば、自分で日付を足せます。AIに日付を選ばせると、こちらの営業日と違う日が入ることがあります。

質問が多く返ってきたときは、見落としや誤解につながるものから確認します。日時・対象・例外・連絡方法など、必要な条件を自分で確かめます。解決していない質問は残し、文を整理してからもう一度読み合わせます。

ひとり社長AIでは、仕事や暮らしでAIを使い始めたい方を、一緒に操作しながらサポートしています。案内文の読み合わせなど、身近な一つから始められます。文章を外に出す前に、日時や条件はご自身で確認してください。

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