Excel・CSVの集計を自動化する前に整理しておくこと

店舗や取引先ごとに届くCSVをExcelにまとめて、毎月同じ形の集計表を作る。こうした作業は、PythonやExcelマクロ（VBA）で自動化しやすい作業のひとつです。

一方で、元のファイルのクセを知らないまま作ると、翌月に届いたファイルでいきなり止まることがあります。依頼する前、あるいはご自分で作る前に、次のことを整理しておくと話が早く進みます。

元になるファイルを書き出す

どこから来るファイルか（社内システムの出力、取引先からのメール、手入力のExcel）、毎月いくつあるか、ファイル名に決まりはあるか、いつそろうか。「毎月25日に3店舗分がそろう」のように分かっていると、いつ・どう動かすかも決めやすくなります。

列と書き方のばらつきを見る

自動化でいちばんつまずきやすいのがここです。たとえば次のようなものです。

・店舗によって列の順番や見出しの名前が違う（「金額」と「売上金額」など）

・「¥1,200」「1,200円」のように、数字に記号や単位がついている

・日付が「2026/9/1」「9月1日」などで混ざっている

・文字コードがShift_JISとUTF-8で混ざっている

・商品コードの先頭の0が、Excelで開いたときに消えている

2〜3か月分の実物を並べて見比べると、ばらつきに気づきやすくなります。中身はダミーに置き換えたもので十分です。

集計のルールを言葉にする

何ごとに（店舗別・月別・商品別）、何を（件数・数量・金額）集計するか。返品やキャンセルの行はどう扱うか、税込か税抜か、締め日はいつか。いまの手作業の手順を箇条書きにしてみると、それがそのまま仕様になります。

完成形の見本を1枚用意する

いま使っている集計表を1枚、見本として用意します。シートの分け方、列の並び、合計行の位置、ファイル名まで見本に合わせて作れば、受け取った人が戸惑いません。

動かす環境を決める

・Excelマクロ（VBA）：追加のインストールが要らず、ボタン1つで動かせます。メールやネットで受け取ったマクロ付きのファイルは、初期設定でマクロが止められることがあるので、社内のルールも確認しておきます。

・Python：インストールが必要ですが、ファイルや行数が多い処理に向いています。

・Googleスプレッドシートで管理しているなら、GAS（Google Apps Script）という選択肢もあります。

どれがよいかは、実際に使う人のPC環境で決めるのが確実です。

最初の1〜2か月は検算する

自動化したあとも、最初の1〜2か月は手作業の結果と合計を突き合わせておくと安心です。ずれが出たら、まず上の「ばらつき」を確認します。

まとめ

私は開発に生成AIも使っていますが、お預かりした実データをそのままAIに入れることはしません。列の構成が分かれば作れるので、見本はダミーのデータで足ります。

ココナラで「Excel・CSVの面倒な集計や転記を自動化します」というサービスを出しています（PythonとVBAのどちらでも作れます）。ここに書いたことが整理しきれていなくても大丈夫です。いまの手順を箇条書きで送っていただければ、そこから一緒に整理します。