GASで請求書づくりを自動化するときに先に決めておく5つのこと

スプレッドシートの売上一覧を見ながら、毎月1枚ずつ請求書を作る。よくある作業ですが、Google Apps Script（GAS）を使えば、一覧から請求書のPDFを作ってフォルダに保存するところまで、それほど長くないコードで自動化できます。

ただ、作り始めてから「この場合はどうする？」と手が止まりやすい点がいくつかあります。先に決めておくと、作り直しが減ります。

1. 一覧の「1行」が何を表すか

いちばん大事なのが、元になる一覧の形です。1行が「請求書1枚」なのか「明細1行」なのかで、作りが変わります。

明細が何行もある請求書を作るなら、1行＝明細1行にして、「請求書番号」の列で束ねる形が扱いやすいです。宛名・敬称・住所・支払期限の決め方などは取引先ごとのシートに分けておくと、毎月の入力が減ります。

2. 請求書番号と「発行済み」の印

番号の付け方（例：2026-10-001）と、発行したら一覧に発行日を書き戻すかどうかを決めます。書き戻しておけば、うっかり2回実行しても同じ請求書が二重にできません。訂正して出し直すときに番号を変えるかどうかも、ここで決めておくと安心です。

3. 消費税の計算と端数処理

インボイス制度の適格請求書では、消費税の端数処理は「1枚の請求書につき、税率ごとに1回」と決まっています。明細ごとに税額を出して端数を処理し、それを足し上げる作りにすると、このルールに合わなくなります。

切り捨て・四捨五入・切り上げのどれにするか、軽減税率（8%）の品目があるかも確認しておきます。インボイスの登録をしている場合は、登録番号（T＋13桁）の表示も必要です。

4. PDFのひな形と保存のルール

見た目は、スプレッドシートに請求書用のシートを1枚作り、そこに値を差し込んでPDFにする方法が、あとから手直ししやすくておすすめです。レイアウトの変更がシートの編集で済みます。

保存先のフォルダと、ファイル名のルール（例：請求書番号_取引先名.pdf）も決めておきます。件数が多い場合は、GASの1回の実行時間に上限（6分）があるので、数十件ずつに分けて動かす作りにします。

5. メールで送るところまで自動にするか

Gmailで送信まで自動にすることもできますが、最初は「下書きを作るところまで」にして、人が確認してから送る形をおすすめしています。宛先や金額の間違いが、そのまま相手に届くのを防げるからです。GASから送るメールには、1日あたりの宛先数の上限（無料のGoogleアカウントで100件）もあります。

まとめ

この5つは、プログラムの話というより「社内のルール」の話です。私はコードを書く作業に生成AIも使っていますが、ここはお客様ごとに違うところなので、最初にメッセージで確認してから作るようにしています。

ココナラで「GASでスプレッドシートの面倒な作業を自動化します」というサービスを出しています。5つが決まっていなくても大丈夫です。今の一覧の見出し（列の名前）を教えていただければ、整理するところからお手伝いします。