毎月複数のCSVを手作業でまとめていませんか？効率化する3つの方法

毎月届く複数のCSVファイルを開いて、コピーして、1つのExcelにまとめる。

そんな作業を繰り返していませんか？

1回だけならそれほど大変ではありませんが、毎週・毎月となると意外と時間がかかります。

さらに、ファイル数が増えるほどコピー漏れや貼り付けミスなども起こりやすくなります。

今回は、こうしたCSVの繰り返し作業を効率化する方法を3つ紹介します。

1. Excelで手作業する

最も簡単なのは、CSVをExcelで開いて必要なデータを1つのファイルへまとめる方法です。

ファイル数が少なく、作業頻度も低い場合は、無理に自動化する必要はありません。

ただし、

・毎月同じ作業をしている  

・CSVの数が多い  

・毎回同じ列だけ取り出している  

・決まった形式へ並び替えている  

といった場合は、効率化を検討する価値があります。

2. Excelの機能を使って効率化する

作業内容によっては、Excelの機能を利用することで手作業を減らせます。

たとえば複数ファイルのデータをまとめたり、必要なデータだけを取り出したり、決まった形へ整えたりする処理です。

ポイントは「毎回ほぼ同じ手順を繰り返しているか」です。

同じ手順を繰り返しているのであれば、人が毎回すべて操作する必要がない可能性があります。

3. 定型作業そのものを自動化・効率化する

ファイル数が多かったり、毎週・毎月同じ作業が発生したりする場合は、処理そのものを自動化・効率化する方法があります。

たとえば、

・複数のCSVを1つにまとめる  

・必要な列だけ取り出す  

・不要なデータを削除する  

・指定した順番に並べる  

・決まった形式にデータを整える  

といった作業です。

最初に処理方法を決めておけば、その後の繰り返し作業を大きく減らせる場合があります。

 どの方法を選べばいい？

すべての作業を自動化すればよいわけではありません。

年に1回しか行わない簡単な作業なら、手作業のほうが早いこともあります。

反対に「毎週・毎月、同じExcel・CSV作業をしている」という場合は、一度作業方法を見直すだけでも、その後の負担を減らせる可能性があります。

特に、

「毎月複数のCSVを1つにまとめている」

「必要な列だけ毎回コピーしている」

「同じデータ整形を繰り返している」

という場合は、効率化との相性が良い作業です。

現在、複数CSVの結合・整形・抽出など、繰り返し発生するCSV作業の効率化についてご相談を受け付けています。

たとえば、

・複数のCSVを1つにまとめたい  

・必要な列だけ取り出したい  

・一定条件に一致するデータだけ抽出したい  

・毎回同じCSV加工を繰り返している  

といった作業です。

「自分の作業も効率化できる？」という段階でも大丈夫です。

現在行っているCSV作業の内容を文章でお送りいただければ、対応可能か確認いたします。