2つのExcelを目視で見比べている人へ。差分確認は「人が頑張る仕事」じゃない

Excelを2つ開いて、左右に並べる。

片方を見て、もう片方を見る。

「あれ、この金額さっきと同じだったっけ？」と戻る。

はい。これ、かなり危ないです。

差分確認というと地味な作業に見えますけど、実際には「追加された」「消えた」「値が変わった」を同時に追っています。人間の目でやるには、思っている以上に条件が多いんですよね。

私はシステムエンジニアとして15年以上、ExcelやCSVを使った業務改善に関わってきました。ココナラでも200件以上の取引を経験していますが、相談で本当によく出てくるのが、この「見比べる作業」です。

大きなシステムの話ではありません。

・先月と今月の商品一覧

・更新前と更新後の顧客リスト

・システムから出した2種類のCSV

・修正前と修正後の管理表

こういうものです。

 目視比較で怖いのは、間違えてもエラーが出ないこと

Excelの関数エラーなら、まだ分かりやすいです。

#VALUE! や #N/A が出れば「何かおかしい」と気づけます。

でも、差分確認の見落としは普通の数字のまま通ります。

100,000円が110,000円に変わっていても、セルは赤くなりません。

商品コードが1件消えていても、Excelは警告してくれません。

行数が数十件なら目でも追えます。ところが数百件、数千件になってくると、もう気合いの世界です。

そして気合いは自動化できません。（むしろ一番自動化したい）

VLOOKUPを組めば解決、とは限らない

差分確認でよく使われるのがVLOOKUPやXLOOKUPです。

もちろん便利です。私も使います。

ただ、毎回そのためだけに列を追加して、参照範囲を指定して、式をコピーして、結果を確認して……という作業をしているなら、すでに「確認するための作業」が発生しています。

さらに、確認したい内容によって式が変わります。

・片方にしか存在しない行

・両方にあるけど金額だけ違う行

・追加されたデータ

・削除されたデータ

・複数列の変更

ここまで来ると、Excel関数を作ることが目的になりがちなんですよね。

本来やりたいのは「違うところを知ること」です。

差分確認は「比較」と「判断」を分けると楽になる

私がこういう作業を仕組みにするときは、全部を自動化しようとはしません。

まず機械にやらせるのは「比較」です。

たとえば、

1. 旧ファイルを読み込む

2. 新ファイルを読み込む

3. 商品コードやIDなどを基準に照合する

4. 追加された行を抽出する

5. 削除された行を抽出する

6. 値が変わった行を抽出する

7. 結果だけ一覧にする

ここまでを自動化します。

最後に「この変更は正しいのか」を判断するのは人です。

これが意外と大事です。

全部自動で更新してしまうと、間違ったデータまで反映する可能性があります。だから、変更候補を機械に出させて、人はそこだけ確認する。

この役割分担がかなり使いやすいです。

実務では「全部見る」より「変わったところだけ見る」

業務改善をやっていると、つい「作業をゼロにする」方向に考えがちです。

でも私は、確認作業ではゼロを目指さなくてもいいと思っています。

1000行を全部見る状態から、変更された20行だけを見る状態になれば、仕事の中身はもう別物です。

しかも、その20行を

・追加

・削除

・変更

に分けて出せれば、確認する人も迷いません。

これは在庫、売上、顧客、商品、請求、マスターデータなど、かなり多くの業務に使えます。

「それだけ欲しい」人向けに完成品も作りました

こうした相談を受ける中で、毎回フルオーダーで開発するほどではないケースも多いと感じていました。

「2つのExcelかCSVを比較して、追加・削除・変更だけ分かればいい」

それなら、最初から使えるものがあった方が早いです。

そこで、Windows環境で使える「Excel・CSV差分比較ツール」をコンテンツマーケットに出しています。

▼ Excel・CSV差分比較ツール｜追加・削除・変更を自動抽出

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmtk1saxz0464ar0hu1x3ipjp

2つのファイルを読み込み、キーとなる列を基準にして差分を確認するためのツールです。

毎回VLOOKUP用の列を作ったり、2画面で見比べたりする作業を減らしたい方には合うと思います。

ただし、会社ごとのExcelはだいたい一筋縄ではいきません

ここは先に言っておきます。

実務のExcel、クッッッソ素直じゃないことがあります。

見出しが2段になっていたり、途中に空行があったり、「この列とこの列を組み合わせて同じデータと判断してほしい」みたいな独自ルールがあったりします。

その場合、完成品ツールをそのまま使うより、業務に合わせて作った方が早いです。

私はExcel、VBA、Python、GAS、Webシステムまで対応しているので、

「この2ファイルを毎月比較している」

くらいの状態からでも大丈夫です。

▼ Excel／Python／GASの自動化相談・開発

何を作ればいいか決まっていなくても、今の作業を見れば「ここまでは既製ツール」「ここからは個別開発」という切り分けもできます。

差分確認を人の集中力に任せているなら、一度だけでも作業を分解してみてください。

意外と、見る仕事ではなく「違うところだけ出す仕事」に変えられます。