CSV集計を自動化する前に。「どの行を止めるか」を決めておく

毎月CSVを開いて、空欄を探して、重複を消して、合計を出す。

面倒なので自動化したい。でも、いざ人に頼もうとすると「今の作業を楽にしてください」以上の説明が難しい。

最初から仕様書を書く必要はありません。まず、普段の作業で自分が手を止めている行を見つけてください。

集計を速くするだけでは、その確認は残ります。何を集計に入れ、何を確認に回すかが決まると、頼むものが具体的になります。

■ 同じ注文番号が2行あったら、片方を消していい？

たとえば、次のような受注CSVがあるとします。説明用の架空データです。

注文番号／日付／金額

A001 ／ 2026-09-01 ／ 12000

A002 ／ 2026-09-02 ／ 15000

A003 ／ 2026-09-03 ／ 8000

A003 ／ 2026-09-03 ／ 9000

A004 ／ 2026-09-04 ／ 空欄

A005 ／ 2026-09-05 ／ 要確認

A006 ／ 2026-02-30 ／ 5000

「重複を除いて合計する」だけでは、まだ作り方を決められません。

A003は二重登録かもしれないし、金額を修正した履歴かもしれない。注文番号が同じでも、明細ごとに複数行になる業務もあります。

理由が分からないまま先頭の行を採用すると、誤った金額を残す可能性があります。

この見本では、同じ注文番号の行は両方を確認に回します。空欄の金額、不正な文字、存在しない日付も集計に入れません。

すると、結果はこうなります。

- 登録候補：A001とA002の2行。合計27,000円

- 要確認：A003の2行とA004〜A006の計5行

- 要確認の各行に、止めた理由を付ける

27,000円は「会社の確定売上」ではありません。今回の確認条件を通った2行の合計です。保留した5行を誰がどう直すかは、別に残ります。

この区別がついていれば、ツールが出した数字を過信せずに使えます。

■ 普段の確認を、状態・処理・判断に分ける

難しい言葉に置き換えず、普段している判断を書きます。

注文番号が重複

ツール：該当する全行を理由付きで取り出す

人の判断：二重登録・訂正・別明細のどれか

金額が空欄

ツール：集計から外して確認一覧に出す

人の判断：正しい金額の確認先

日付が存在しない

ツール：自動で別の日付に直さず止める

人の判断：元資料を見て正しい日付を決める

すべての不備を自動修正する必要はありません。自動で決めてよいことと、人に返したいことが分かれているほうが、運用しやすい場合があります。

逆に、社内でもまだ決まっていない判断は「未定」と書いてください。そこを推測で埋めて作ると、速く間違える仕組みになってしまいます。

■ 時間を測るなら、集計ボタンを押す前後も含める

集計が一瞬になっても、ファイル探しや修正依頼が残ることがあります。

次の作業を一度だけ、分けて測ってみてください。

1. CSVを受け取り、対象のファイルをそろえる

2. 不備を探す

3. 担当者に確認し、返答を待つ

4. 修正後に集計する

5. 元データと合計を照合し、結果を渡す

たとえば月90分のうち、確認待ちを除く手作業が60分。その60分がツールで20分になるなら、減る手作業は月40分です。月90分が丸ごとなくなる計算にはしません。これは計算例で、実際の削減量を保証するものではありません。

たまにしか行わず、毎回ルールが変わる作業なら、いきなり専用ツールを作らず、入力形式や手順をそろえるだけで足りることもあります。

■ 依頼の最初の一文は、これで足ります

毎月の受注CSVで、注文番号の重複と金額の空欄を探しています。不備のある行を理由付きで取り出し、確認条件を通った行だけの合計も見たいです。重複を勝手に削除せず、両方残して確認したいです。

このあとに、普段の行数・ファイル容量・使うPCとブラウザ・希望納期を添えます。実データをそのまま送る必要はありません。列名と形式を残した架空の例から、対応範囲を確認できます。

ミナト事業設計室では、こうしたCSVの確認・集計ツールを制作しています。基本料金30,000円の対象は1業務・1種類のCSV・10列以内・確認ルール5つまで。複数CSVの統合や外部システムとの連携は、基本範囲とは分けて確認します。

完成見本と対応範囲を見る

https://coconala.com/services/4394445

相談では、上の一文をご自身の作業に置き換えてお送りください。まず、その作業が今回の制作範囲に合うかを確認します。