会社のCSVを送らずに、自動化の相談をする方法

業務の自動化を頼みたい。でも、会社の売上や顧客情報が入ったCSVは外に出せない。

その場合、最初の相談は「本物を隠して送る」より、「同じ困り方をする架空のデータを作る」と考えると整理しやすくなります。

名前だけを消しても、案件名・日付・金額の組み合わせから取引が分かることがあります。社内の共有ルールを確かめたうえで、まずは実データを使わない相談用サンプルを用意してください。

■ 残したいのは個人情報ではなく、データの形

相談用サンプルで知りたいのは、次のようなことです。

- 列はいくつあり、どう並んでいるか

- 1行は注文1件なのか、商品明細1件なのか

- 番号に先頭のゼロがあるか

- 日付や金額がどんな形式で入るか

- どんな行で、今の作業が止まるか

顧客名や実際の金額は、これを説明するために必須とは限りません。

たとえば注文番号が「000123」のような6桁なら、架空の番号も「000001」にします。「1」に変えると、先頭のゼロを残す必要が伝わりません。

金額に「1,200」とカンマが入る、備考に改行が入る、空欄がある。そうした形式は、対応可否に関わります。サンプルをきれいに直しすぎないことも大切です。

■ 正常な行だけでなく、困る行も作る

最初は、次の5種類を架空の値で用意すると相談しやすくなります。

正常な行を2件 → 普段の基本形式

同じ番号を持つ2件 → 重複をどう扱いたいか

必須項目が空欄の行 → 空欄のときに止めるか

金額に文字が入る行 → 読み取れない値の扱い

存在しない日付の行 → 勝手な補正を避けたいか

すべてを用意する必要はありません。自分の業務にない例は外し、実際に困っている形式に置き換えます。

各行に対して「この行は集計してよい」「これは確認に回してほしい」と期待する結果も添えてください。入力例だけを渡すより、完成後の確認がしやすくなります。

■ 数行の見本では、処理速度までは分からない

形式の確認と、大量データを扱えるかの確認は別です。

実データを送らなくても、普段のおおよその行数とファイル容量は伝えられます。

普段は月3,000行程度、約2MBです。月末に一度、WindowsのChromeで使います。相談用の見本は架空の7行です。

これは記入例です。処理時間や対応上限は、列の内容や環境も見て確認します。7行の見本が動いただけで、数十万行でも問題ないとは判断しません。

■ 共有前の最後の確認

ファイル名、備考欄、URL、社内コードにも実際の情報が残っていないか見てください。Excelから作る場合は、他のシートが入ったブックを添付するのではなく、相談用に作ったファイルだけを選びます。

架空の値に置き換えたから何でも共有できる、という意味ではありません。社内で外部共有やAI利用に制限がある場合は、資料を渡す前に相談先へ伝えます。対応できない条件なら、共有せずに止めます。

■ コピーして使える相談文

今は【作業内容】をしています。特に【困る行や確認作業】に時間がかかります。

欲しい結果は【一覧・集計・保存形式】です。

普段は【行数・容量】程度、【PC・ブラウザ】で使います。

添付は実データを含まない架空の見本です。【外部共有・AI利用などの制限】があります。制作可能か、先に確認したいです。

CSV制作の完成見本と相談先

見本を作れない場合は、ファイルを送らず、まず上の相談文だけでも構いません。列の構成と困っている作業から、追加で必要な情報を確認します。