会社の飲み会の日程調整でグダグダにならない5つのコツ

会社の飲み会や歓送迎会で、幹事が最初につまずきやすいのが日程調整です。

「みんなの空いている日を聞いたのに、なかなか決まらない」

「回答が集まった頃には、最初の候補日が難しくなっていた」

そんなこともあります。

日程調整は、全員の予定を完璧に合わせようとすると一気に難しくなります。

今回は、会社の飲み会の日程調整をスムーズに進めるための5つのコツをまとめます。

1．最初にキーパーソンの予定を確認する

いきなり全員へ「いつ空いていますか？」と聞くよりも、まずは主賓や上司など、参加してほしい人の予定を先に確認します。

歓送迎会であれば、主賓が参加できない日を候補にしても意味がありません。

最初に確認したいのは、例えば次のような人です。

・主賓

・上司

・幹事

・必要に応じて部署のキーパーソン

この人たちの予定を確認した上で候補日を作ると、その後の調整がかなり進めやすくなります。

2．候補日は3つ程度に絞る

候補日をたくさん出しすぎると、回答する側も迷います。

「空いている日を全部教えてください」

よりも、

「○日・○日・○日の中で参加できる日を教えてください」

とした方が、回答しやすくなります。

候補日は3つ程度に絞るのがおすすめです。

選択肢を減らすことで、幹事側も集計しやすくなります。

3．回答期限を必ず決める

日程調整でありがちなのが、

「まだ○○さんから返事が来ていない」

状態のまま数日経ってしまうことです。

そのため、最初から

「○日までに回答をお願いします」

と期限を設定しておきます。

期限がないと、回答する側も「あとで返せばいい」となりやすくなります。

幹事側も、期限を過ぎたら未回答者だけに確認できるため、全体へ何度も連絡する必要がなくなります。

4．全員参加にこだわりすぎない

人数が増えるほど、全員が参加できる日は見つかりにくくなります。

そこで大切なのが、あらかじめ

「誰が参加できれば開催するか」

を決めておくことです。

例えば、

・主賓が参加できる

・上司が参加できる

・参加可能人数が最も多い

といった基準で決めます。

全員の予定が合う日を探し続けるよりも、開催基準を決めておいた方が日程を確定しやすくなります。

5．回答状況を一覧で管理する

人数が増えてくると、

「誰が回答済み？」

「この人はどの日なら来られる？」

「欠席と言っていたのは誰だっけ？」

となりやすくなります。

そのため、回答結果は一覧にして管理するのがおすすめです。

例えば、

・氏名

・候補日ごとの参加可否

・未回答

・遅刻予定

・途中退席

などをまとめておくと、あとから確認しやすくなります。

日程が決まった後も、そのまま出欠管理に使える形にしておくとさらにラクです。

日程調整は「聞き方」でかなり変わる

日程調整が大変になる原因は、人数が多いことだけではありません。

実は、

「誰に、何を、いつまでに回答してもらうか」

が整理されていないことで、やり取りが増えているケースもあります。

最初に候補日と期限を決め、回答状況を一覧化しておくだけでも、幹事の負担はかなり減ります。

まとめ

会社の飲み会の日程調整では、次の5つを意識すると進めやすくなります。

・キーパーソンの予定を先に確認する

・候補日は3つ程度に絞る

・回答期限を決める

・全員参加にこだわりすぎない

・回答状況を一覧で管理する

日程が決まれば、その後の店選びや出欠確認も一気に進めやすくなります。

最後に

「日程調整の回答を毎回メモするのが大変」

「誰がどの日に参加できるのか分からなくなる」

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