会社の飲み会幹事、最初に決めるべき5つ

会社の飲み会や歓送迎会で、急に幹事を任されて

「何から始めればいいの？」

と困ったことはありませんか？

幹事業務は、一つひとつは難しくなくても、確認漏れや段取りミスが起こりやすいのが大変なところです。

特に初めてだと、店探しより先に決めておくべきことが分からず、手戻りが増えてしまいがちです。

今回は、幹事になったときに最初に決めておくとラクになる5つをまとめます。

1．開催目的

最初に確認したいのは、その会が何のための会なのかです。

例えば、

・歓迎会

・送別会

・懇親会

・打ち上げ

・忘年会、新年会

など、目的によってお店の選び方や進行は変わります。

たとえば送別会なら、主賓が話しやすい雰囲気か、メッセージや花束の渡しやすさも大事です。

一方で懇親会なら、席移動しやすいか、気軽に話せる雰囲気かが重要になります。

目的が曖昧なまま進めると、お店選びも案内文もブレやすいので、ここは最初に押さえておきたいポイントです。

2．主賓・参加対象者

次に確認したいのは、誰のための会か、誰が参加対象かです。

ここを最初に明確にしておくと、

・上司を含む会か

・部署内だけか

・他部署も呼ぶのか

・主賓に苦手なものや希望条件はあるか

など、必要な配慮が見えてきます。

特に歓送迎会は、主賓の予定や意向を先に押さえるだけで、後の調整がかなりスムーズになります。

3．日程候補

幹事で一番手間がかかるのが、やはり日程調整です。

ここで大事なのは、いきなり全員に「いつ空いてますか？」と聞く前に、

主賓・上司・キーパーソンの予定を先に確認することです。

先に重要メンバーの候補日を押さえてから全体に流した方が、調整のやり直しが減ります。

おすすめは、

候補日を3つくらいに絞って聞くこと。

選択肢がある方が答えやすく、回答も集まりやすくなります。

4．予算

お店選びを始める前に、1人あたりの予算感を決めておくと迷いにくくなります。

たとえば、

・4,000円前後

・5,000円前後

・会社補助あり

・主賓分を参加者で負担するか

などを最初に確認しておくと、候補店を絞りやすくなります。

予算が曖昧なままだと、

「高すぎる」

「安いけど雰囲気が違う」

など、あとで選び直しになることも多いです。

5．開催場所・条件

最後に、場所の条件を整理しておくと、お店探しがかなりラクになります。

確認しておきたいのは例えば、

・最寄り駅

・会社やオフィスからの距離

・個室の有無

・飲み放題の有無

・席の広さ

・喫煙可否

・アレルギーや食事制限の有無

などです。

この条件が決まっていないと、候補店をいくつ見ても決めきれません。

逆に、条件が整理できていれば、比較もしやすくなります。

幹事が大変なのは「作業」より「整理」

幹事業務は、店探しや連絡そのものよりも、

必要な情報を漏れなく整理することが意外と大変です。

・誰に確認するか

・何を先に決めるか

・どこまで進んでいるか

このあたりが見えるだけで、ぐっと進めやすくなります。

まとめ

幹事になったら、最初に決めたいのはこの5つです。

・開催目的

・主賓・参加対象者

・日程候補

・予算

・開催場所・条件

この5つが決まるだけで、その後の

日程調整・お店比較・案内連絡・当日準備がかなりラクになります。

最後に

「毎回、幹事のたびにゼロから考えるのが大変」

「抜け漏れなく進めたい」

という方向けに、

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