エクセルでプルダウンを作る方法｜リスト入力・連動・色付けまで

セルをクリックすると選択肢が出るプルダウンは、「データの入力規則」で作ります。入力の間違いや表記ゆれを防げるので、出欠表や在庫表に向いています。

■ 基本の作り方

1. プルダウンにしたいセルを選ぶ（複数でも可）

2. 「データ」タブ → 「データの入力規則」

3. 「入力値の種類」で「リスト」を選ぶ

4. 「元の値」に選択肢を入れてOK

選択肢の入れ方は次の2つです。

■ 選択肢をその場で書く

元の値に、カンマで区切って入れます。

〇,△,×

カンマは半角です。全角にすると、ひとつの長い選択肢になります。選択肢が少なく、あまり変わらないときに向いています。

■ セルの範囲から選ぶ

選択肢を別の場所に書いておき、元の値で範囲を指定します。

=$D$2:$D$3

選択肢を増やしたいときは、表に書き足して範囲を広げます。あとから増える場合は、範囲を少し多めに取るか、表をテーブルにしておくと楽です。

■ 連動するプルダウン（種類を選ぶと品目が変わる）

1つ目で「くだもの」を選ぶと、2つ目に「りんご・みかん・もも」だけが出る形です。

1. 品目の一覧に、1つ目の選択肢と同じ名前を付ける（範囲を選び、左上の名前ボックスに「くだもの」と入力してEnter。「やさい」も同様）

2. 1つ目のセル（A2）は、元の値に種類の一覧（=$D$2:$D$3）を指定

3. 2つ目のセル（B2）は、元の値に次の式を入れる

=INDIRECT($A$2)

試した結果：A2が「くだもの」のとき、品目の候補は3つ（COUNTA(INDIRECT(A2))で確認）。

注意：名前に使えない文字（スペースや記号）が選択肢に入っていると動きません。

■ 選んだ数を数える

〇の数：=COUNTIF(H2:H9,"〇")　試した結果：4

△の数：=COUNTIF(H2:H9,"△")　試した結果：2

未入力の数：=COUNTBLANK(H2:H9)　試した結果：1

■ 選んだ内容で色を変える

1. 色を付けたい範囲を選ぶ

2. 「ホーム」→「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「文字列」

3. 「〇」を含む、と指定して色を選ぶ

〇は緑、×は赤、のように決めておくと、表を見ただけで状況がわかります。

■ プルダウンを消す・直す

・消す：セルを選び、データの入力規則で「すべてクリア」

・選択肢を変える：同じ画面で元の値を書き換える

・コピーしたセルの規則を残したくない：貼り付けのときに「値」だけを貼り付ける

■ うまくいかないとき

・矢印が出ない：「セル内ドロップダウンリストから選択する」のチェックが外れていないか確認します。

・リストにない文字も入れられる：「エラーメッセージ」タブで「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」をオンにします。

・連動しない：1つ目の選択肢と、範囲に付けた名前が一字一句同じか確認します。全角と半角の違いも見ます。

■ 向かない場合

選択肢が数百あるときや、他の表と何度も連動させる表は、プルダウンを増やすより、表の作りから整えたほうが楽なことがあります。自分で組み直す時間がないときは、専用の調整サービスもあります。