顧客管理をExcelで始める方法｜「そろそろ連絡」が自動で分かる7列の表の作り方

■ 導入

・顧客管理ソフトを入れる前に、Excelの一覧で足りる人は多いです。件数が少ないうちは特に向いています。

・最後に連絡した日が分からないと、連絡のタイミングを見落としやすくなります。この表は、それを自動で見えるようにします。

・難しい関数は使いません。日付の引き算と、条件に合った行に色を付ける機能だけです。

■ 1. 列は7つにします

・A 顧客名／B 連絡先／C 区分（見込み・既存・休眠）／D 最後に連絡した日／E 経過日数（式）／F 連絡の目安（式）／G メモ

・入力するのはA〜D・Gの5列です。EとFは式なので、手で書き換えません。

・先頭に増やしすぎないのがコツです。列が多いと、更新するのが面倒になって使われなくなります。

■ 2. 区分は選ぶ形にします

・Cの列を選び、「データ」→「データの入力規則」→「リスト」にして、元の値に「見込み,既存,休眠」と半角のカンマ区切りで入れます（中黒やスペースだと選択肢が1つになります）。

・手で打つと「既存」「既存客」「既存さま」のように表記が揺れて、あとで絞り込めなくなります。

■ 3. 表にしておくと、行を足しても式が伸びます

・データ全体を選んでCtrl＋T（Macは⌘＋T）で「テーブル」にします。

・テーブルに行を足すと、E・Fの式は引き継がれます。色（条件付き書式）も広がっているか、足したあとに一度確かめてください。

■ 4. 経過日数を出します（E列）

・E2に次の式を入れます（先頭の＝も入れます）。「今日の日付」から「最後に連絡した日」を引き、Dが未入力なら空白にする式です。

=IF(D2="","",TODAY()-D2)

・未入力の行に、大きな日数が表示されないようにするためです。

・D列には、Excelが日付として認識する値（2026/10/9のような形）を入力します。E列の表示形式は「標準」または「数値」にします（日付の形式のままだと、日付のように見えてしまいます）。

・最後に連絡した日が空欄の人は、判定の対象外になります。まだ一度も連絡していない見込みのお客さまは、別に印を付けておくと見落としません。

■ 5. 「連絡の目安」を出します（F列）

・表の外のセル（ここではJ1）に、連絡の目安にする日数「90」を入れておきます。業種で変わるので、数字を1つのセルに置くと、あとで直しやすいです。

・F2に次の式を入れます。経過日数がJ1の日数以上なら「要連絡」、それ以外は空白です。

=IF(E2="","",IF(E2>=$J$1,"要連絡",""))

・既存のお客さまは短め、見込みは長め、のように区分で日数を変えたい場合は、区分ごとに日数を置く形に広げられます。

■ 6. 「要連絡」の行に色を付けます

・見出しを除いたA2からG列の最終行までを選び、「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」で、次の式を入れて塗りつぶしの色を選びます。

=$F2="要連絡"

・列のFだけに＄が付き、行の番号には付かない形にします（行ごとに判定させるためです）。

・一覧を開いた瞬間に、連絡する相手が分かります。

■ 7. 絞り込みは「フィルター」で

・F列のフィルターで「要連絡」だけを表示すると、今日連絡する人の一覧になります。

・連絡したら、D列の日付を今日にするだけです。「要連絡」が消えます。

■ 8. 個人情報の扱い

・お客さまの名前や連絡先が入るので、ファイルを開くためのパスワードを設定し、共有する範囲を絞ります（シートの保護とは別の機能です）。

・不要になった情報は消します。保管のルールが業種や契約で決まっている場合は、そちらに従ってください。

・この記事は一般的な注意です。法令の細かい判断は、専門家や公式の案内で確かめてください。

■ 9. この表が向かない場合

・複数人が同時に編集する場合や、メール・通話のやり取りの履歴を残したい場合は、専用の顧客管理ツールの方が向いています。

・最初はこの表で始めて、足りなくなったときに移ると、何が必要かが分かった状態で選べます。

■ 10. 入力例（すべて架空）

基準は90日、今日を2026年10月9日として：

・例A：最後に連絡した日が2026/6/1 → 経過日数130 → 要連絡

・例B：最後に連絡した日が2026/8/20 → 経過日数50 → 空白

・例C：最後に連絡した日が2026/7/11 → 経過日数90 → 要連絡（90日ちょうどは対象）

■ ほかのExcelテンプレートもご案内しています

ASKOの在庫・家計・価格まわりのテンプレートは、こちらの一覧にまとめています。

https://coconala.com/blogs/6302334/808932

※この記事の表は、ここに書いた式で作れます。AIを制作補助に利用しています。