在庫管理をExcelで自作する方法｜入庫・出庫を書くだけで残数が出る2枚の表

在庫管理システムを入れる前に、Excelの2枚の表で足りる場合は多いです。商品が数十点までなら十分に回ります。

作るのは「入出庫の記録」と「在庫表」の2枚だけです。記録に1行書くと、在庫表の残数が自動で変わります。

使う関数はSUMIFS一つです。

■1. 入出庫の記録シートを作ります

シート名を「記録」にします。列は4つです。

A 日付／B 商品コード／C 区分（入庫・出庫）／D 数量

1回の入庫・出庫につき1行を足していきます。出庫の数量もマイナスにせず、正の数で入れます。

Cの列は、データの入力規則で「入庫,出庫」を選ぶ形にします（元の値は半角カンマ区切り）。「入庫」「入荷」のように表記が揺れると、集計から漏れるためです。

■2. 在庫表のシートを作ります

シート名を「在庫表」にします。列は5つです。

A 商品コード／B 商品名／C 入庫の合計／D 出庫の合計／E 現在庫

商品コードと商品名は手で入れます。C・D・Eは式です。

■3. 入庫の合計を出します（C列）

C2に次の式を入れます。「記録」シートのうち、商品コードがA2と同じで、区分が「入庫」の数量を足し合わせる式です。

=SUMIFS(記録!$D:$D,記録!$B:$B,$A2,記録!$C:$C,"入庫")

列ごと（D:Dのように）指定しておくと、記録の行が増えても式を直さずに済みます。

■4. 出庫の合計を出します（D列）

D2に、区分だけ「出庫」に変えた式を入れます。

=SUMIFS(記録!$D:$D,記録!$B:$B,$A2,記録!$C:$C,"出庫")

■5. 現在庫を出します（E列）

E2に次の式を入れます。

=C2-D2

C2〜E2を選び、下の行へコピーします。商品を足すときは、A・Bを入れてから式の行をコピーします。

■6. 入力例で確かめます

記録に次の6行を入れます（日付は省略）。

A001・入庫・50／A001・出庫・12／A002・入庫・30／A001・出庫・8／A002・出庫・5／A001・入庫・10

在庫表の結果は、A001が入庫60・出庫20・現在庫40、A002が入庫30・出庫5・現在庫25になります。違っていたら、商品コードの余分なスペースと、区分の表記揺れを確かめます。

■7. 運用のコツ

在庫表は、記録の行を直接いじりません。直すときは記録の行を直します。

月末の棚卸しで実際の数と違ったら、差の分を「入庫」か「出庫」として1行足して合わせます。理由はメモ列を足して残すと、あとで分かります。

発注の目安（いくつ以下で頼むか）は、F列に数字を置くと管理しやすくなります。

■8. この方法の限界

同時に何人もが書き込む、置き場所が複数ある、といった場合は、Excelでは崩れやすくなります。

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