Excelで在庫管理するデメリット｜5つの限界と、やめ時を見分ける目安

Excelの在庫管理は、始めやすく費用もかかりません。ただし、使い方によっては途中で崩れます。

この記事では、崩れやすい場面を5つに絞り、「まだ続けてよい」「そろそろ替え時」の目安を示します。自作の手順は別の記事（入出庫の記録と在庫表の2枚）で説明しています。

■1. Excelで在庫管理するデメリット

①同時に書き込めない（または上書きされる）

複数人が同じファイルを同時に開くと、保存の順番で内容が上書きされることがあります。

②置き場所が複数あると数が合わなくなる

倉庫と店舗など、場所ごとの在庫を1枚で持つと、式が複雑になり、直す人が限られます。

③入力ミスに気づきにくい

商品コードの打ち間違い、「入庫」と「入荷」のような表記揺れは、エラーにならず集計から漏れます。

④作った人にしか直せなくなる

式や列が増えるほど、他の人が触るのが怖くなります。担当が変わると、運用が止まります。

⑤履歴が残りにくい

「いつ誰が数を直したか」が残りません。棚卸しで差が出たとき、原因をたどれません。

■2. やめ時の目安

次のうち、2つ以上当てはまったら、替えることを考える時期です。

・在庫を書き込む人が3人以上いる

・在庫を置く場所が3か所以上ある

・商品が数百点を超えて、検索や並べ替えに時間がかかる

・月に1回以上、帳簿の数と実際の数が合わない

・作った人が休むと、誰も更新できない

（数字は経験則の目安です。事業の形によって変わります）

1つだけなら、運用のルールで直せる場合が多いです。

・入力する人を2人までに決める

・区分は入力規則で選ぶ形にして、表記揺れを防ぐ

・月末の棚卸しで、差を「入庫」「出庫」の1行として足して合わせる

■3. 替えるときの選び方

在庫管理の専用ソフトやクラウドサービスは、機能と料金が大きく違います。公式の料金ページで、月額と、商品数・利用人数の上限を確認してから選びます。

乗り換え前に、Excelの記録シートを手元に残します。商品コードと現在庫の一覧は、そのまま取り込める形で書き出せます。

■4. 結論

商品が数十点まで・書き込む人が1〜2人なら、Excelで十分に回ります。

人数と置き場所が増えたら、仕組みを替える時期です。無理に式を足し続けるより、替える方が早く済みます。

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