在庫管理表の作り方｜Excel・2シートで現在庫を計算する例

Excelで在庫管理表を作るとき、品目ごとの欄に在庫数を直接書き換えていく形にすると、いつ・何個動いたのかが残りません。数が合わなくなった時に、どこで違ったのかを追えなくなります。

おすすめは、入ってきた・出ていった数を「1行に1件」記録し、現在庫は数式で出す形です。その作り方を、例で紹介します。

以下の数字は説明用の架空の例です。

■ シートは2枚に分ける

・「品目」シート：ID／品目名／開始在庫／入庫合計／出庫合計／現在庫

・「入出庫」シート：日付／品目ID／入庫数／出庫数／メモ

両シートとも、上の項目をA1から右へ順に入れ、データは2行目から入れます。入出庫シートには、動きがあるたびに下へ1行足すだけにします。数量は「10箱」ではなく「10」と数字だけを半角で入れ、使わない方の欄（入庫だけの日の出庫数など）には0を入れます。品目IDは重複しない正の整数にします。

■ 例：梱包箱（ID 1）

・開始在庫：10/1の仕入れ前に数えた20箱（入出庫シートには、この時点より後の動きだけを記録します。開始在庫の20箱を入庫として重ねて入れません）

・10/1 仕入れ：入庫10

・10/2 発送：出庫7

■ 現在庫を出す式

品目シートの2行目が梱包箱（A2＝ID、C2＝開始在庫）のとき、入庫合計（D2）と出庫合計（E2）はSUMIFSで出します。

D2：=SUMIFS('入出庫'!C:C,'入出庫'!B:B,A2)

E2：=SUMIFS('入出庫'!D:D,'入出庫'!B:B,A2)

「入出庫シートの中で、品目IDがこの行のIDと同じ行だけを足す」という意味です。

現在庫（F2）は

F2：=C2+D2-E2

例では 20＋10－7 ＝ 23箱 です。D2〜F2の式は、品目を登録した行まで下へコピーします。

■ 作ったら答え合わせ

式は1文字違うだけで、それらしい間違った数を出します。使い始める前に、上の例のような練習の数字を入れて、手で計算した数と同じになるかを確かめてから、練習の行を消します。

■ 続けるコツ

・入力ミスは元の行を直し、メモに訂正日・変更前の数・理由を残します。直す前にはファイルの控えを保存しておくと安心です

・品目IDは重複させず、別の品目へ使い回しません。並べ替える時は表全体を選び、ID列や品目名の列だけを並べ替えないようにします

・ときどき実物を数えて（棚卸し）、表の現在庫と比べます

■ 補充の目安まで出したい時は

品目が増えると、どれを補充するかを毎回見比べるのが大変です。ASKOの「小さなお店の在庫管理」は、ここまでの自作例とはシートの構成が違う、完成済みのテンプレートです。20品目・100件の入出庫を記録する数量管理用のExcelです。現在庫の計算に加えて、品目ごとに補充点と目標在庫を入れておくと、補充候補の品目と数量が表示されます。例えば、現在庫5箱・補充点10箱・目標40箱なら、補充候補は35箱です。

数量は整数専用です。届いていない注文の数（発注残）は反映されません。購入単位の切り上げ・自動発注・販売サイトとの連携もありません。

小さなお店の在庫管理（Excel・1,000円）

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※完成済みの.xlsxファイルです。Mac版デスクトップExcelで確認しています。Excel本体は付属しません。AIを制作補助に利用しています。