顧客リストの重複をまとめる手順｜同じ会社が2行ある

得意先別の売上表を出すと、「株式会社ABC」と「（株）ＡＢＣ」が別の行に並ぶ。同じ会社だと分かっているので、その場で足して1行に直す。翌月も同じことをする。データを出し直すと、また2行に戻っている。

困るのは合計だけではない。上位10社を出すと順位が入れ替わる。取引の残高も分かれて見える。担当者は片方の行にしか付いていない。手で足した結果はその資料の中にしか残らないので、次に作る人がまた最初から足すことになる。

では機械で一気にまとめればよいかというと、そう単純ではない。この作業は、消す前に決めておくことのほうが多い。順番を間違えると、去年の数字が動いたり、元に戻せなくなったりする。当方は業務の現場でその後始末を何度か見てきました。

なぜ同じ会社が2行になるのか

原因のほとんどは表記だ。法人格が前か後か。「株式会社」か「（株）」か。全角と半角。社名の途中や末尾に入った空白。「ABC商事 東京支店」のように支店名まで入っている行。合併前の旧社名で残っている行。どの行も、入力した人はその時点でまともな判断をしている。

もう一つは入り口が複数あることだ。名刺から手で入れた行、問い合わせフォームから流れてきた行、展示会でもらった名簿、前任者から引き継いだ台帳。様式が違うまま同じ表に入る。取り込む時点では誰も気づかない。気づくのは集計した時だけなので、増えるほうは止まらない。

一度にまとめず、三段階に分ける

この作業でいちばん多い失敗は、確実な一致とあいまいな一致を混ぜて一気に処理してしまうことだ。似ている順に並べて上から消していくと、後半で判断が雑になる。機械に任せてよいものと、人が見るべきものを先に分けておく。

一段目は、名前が1文字も違わない完全一致。ここは自動でよい。二段目は、空白と記号を取り、法人格を外し、全角を半角に揃えたうえでの一致。ここも自動でよいが、まとまった一覧を一度は目で見ます。三段目は電話番号や住所、法人番号での照合。これは候補を出すところで止めて、一件ずつ人が決める。

三段目で人が下した判断は、その場かぎりにせず残しておきたい。この2件は別会社だと一度決めた組み合わせを覚えておけば、次に同じ突き合わせを回したときに候補として上がってこない。残さないでいると、毎月同じ2件を同じように見比べることになります。

機械に任せてはいけない組み合わせ

名前が同じでも別の会社であることは珍しくない。地名や普通名詞を含む社名は、全国に同じ名前がある。住所が同じでも、貸事務所に何社も入っていれば別法人だ。逆にグループ会社は名前がよく似ているのに、契約も請求先も担当も別々になっている。

本社と支店をまとめてよいかも、業務によって答えが変わる。売上を会社単位で見たいならまとめたい。請求書は支店ごとに出す必要がある。1つにすると決める前に、何の集計のためにまとめるのかを一つ決めておくと、途中で迷わなくなります。

名前が同じだからと1つにしたら、請求書の送り先が片方だけになっていた。

どちらを残すかを、消す前に決める

残す側を選ぶとき、更新日時が新しいほうを採りたくなる。ただ新しい行は、たまたま最近登録されただけで中身が薄いことがある。電話番号も担当者も空のまま生き残り、情報の詰まった古い行が消える。行ごとではなく列ごとに、どちらの値を採るかを決めるほうが安全だ。

それより大事なのが、消す側にぶら下がっている過去の行の行き先である。売上明細も、問い合わせ履歴も、消えるほうの会社を指している。行き先を決めずに消すと、その履歴がどこにも属さなくなり、集計から静かに落ちます。

消さずに「こちらが正」と印を付ける

実務で収まりがよいのは、片方を消さずに残し、この行はあちらが正という印だけを付けるやり方だ。集計はその印をたどって合算する。表の上では1社に見えていて、元の2行はそのまま残っている。過去の明細も、消えていない行を指したままなので宙に浮かない。

この形なら、統合が誤りだったと後から気づいても、印を外すだけで戻せる。誰がいつまとめたのかも記録に残る。いつからまとめるかを決められるのも大きく、先月まで出した資料の数字は動かさず、今月の集計から1社として扱う、という線の引き方ができます。

二度と増やさないための手当て

まとめる作業は、放っておけば半年後にまた必要になる。効くのは入り口での一手当てだ。新規登録の画面で、社名を数文字入れた時点で似た会社を候補として出す。電話番号が既存の番号と同じなら、登録する前に知らせる。ファイルから取り込むときも同じ突き合わせを通してから入れる。地味な仕掛けですが、一度まとめた表をきれいなまま保つ方法は、これくらいしかありません。

入り口の様式を決めておくのも効く。取り込みに使うファイルの列と並びを一つに固定しておけば、少なくとも様式違いのまま持ち込まれることはなくなる。手を入れる順番としては、いま2行になっている分をまとめるより先に、こちらを止めてしまったほうが早い場合もあります。

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当方は元金融系のシステムエンジニアで、Excel・紙で回している業務を小さなツールや買い切りのWebアプリにしている。今回のような「重複しているかもしれない行を見つけて候補を出す」という一作業だけを切り出したご依頼もお受けしています。今の表を1枚（中身は架空の値で構いません）お見せいただければ、どこまで自動にしてよいかをお伝えできるので、まずはココナラのメッセージからご相談ください。